保山市檔案局文件
保檔規(guī)〔 2025 〕 1 號
保山市檔案局關于
印發(fā)《保山市電子公文歸檔
和電子檔案管理實施細則》的通知
各縣（市、區(qū)）檔案局、檔案館，市直有關單位：
現(xiàn)將《保山市電子公文歸檔和電子檔案管理實施細則》印發(fā)給你們，請認真貫徹執(zhí)行。
保山市檔案局
2025 年 11 月 19 日
保山市電子公文歸檔和電子檔案管理
實施細則
第一章 總則
第一條 為推進數(shù)字政府建設，促進城市數(shù)字化轉(zhuǎn)型，規(guī)范全市電子公文歸檔與電子檔案管理，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《電子檔案管理辦法》《機關檔案管理規(guī)定》及有關法規(guī)和規(guī)范性文件規(guī)定，結(jié)合全市工作實際，制定本實施細則。
第二條 本實施細則適用于全市（含縣、市、區(qū)）各機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織（以下簡稱各組織機構(gòu)）在電子政務中開展的電子公文歸檔和電子檔案管理。涉及國家秘密的電子公文歸檔和電子檔案管理，按照國家、省、市有關規(guī)定執(zhí)行。
第三條 本實施細則所稱電子公文是指在保山市黨政協(xié)同辦公平臺上形成、處理、傳輸?shù)墓摹?/p>
本實施細則所稱電子公文系統(tǒng)是電子公文全生命周期過程或者部分環(huán)節(jié)所使用信息系統(tǒng)的統(tǒng)稱，包括相關軟硬件支撐環(huán)境和應用系統(tǒng)。電子公文系統(tǒng)支持電子公文起草、審核、簽發(fā)、傳輸、承辦、催辦、答復、辦結(jié)、歸檔等公文處理程序。
本實施細則所稱電子檔案是指在全市各組織機構(gòu)業(yè)務系統(tǒng)、電子產(chǎn)品中產(chǎn)生的具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子信息。
本實施細則所稱電子檔案管理系統(tǒng)是指對電子檔案進行接收、管理、保存、利用和移交的計算機管理信息系統(tǒng)。
第四條 電子檔案是各組織機構(gòu)依法履行職能的重要憑證，是國家檔案數(shù)字資源的重要來源，各組織機構(gòu)要遵循以下基本原則：
（一）統(tǒng)一管理。 將電子公文歸檔和電子檔案管理納入電子政務整體規(guī)劃，實行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一流程、同步部署、同步建設，推進電子公文系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)有效銜接。電子檔案由檔案部門實行集中統(tǒng)一管理。
（二）全程管理。 根據(jù)電子公文、電子檔案特點和管理要求，建立嚴密、完整的管控體系。對應歸檔電子公文的收集、整理、保存、利用、移交、備份、遷移等，實行全過程管理，管理過程必須權責清晰。電子公文形成、處理、歸檔和電子檔案管理過程中發(fā)生責權交接、數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)變等重大變化時應全程留存其工作日志或變化記錄。
（三）安全規(guī)范。 嚴格按照有關法律法規(guī)要求，執(zhí)行規(guī)范工作程序，采取有效技術手段和管理措施，推進電子檔案規(guī)范管理。落實安全防護各項制度，全程采用符合國家信息技術安全要求的電子簽名、電子印章、身份認證、時間戳、區(qū)塊鏈、日志、備份等可靠技術保障措施，實現(xiàn)電子公文從形成辦理到歸檔利用全流程安全可控、科學規(guī)范，確保電子檔案真實、完整、可用、安全。
（四）便于利用。 充分發(fā)揮數(shù)字政府相關平臺和電子檔案高效、便捷優(yōu)勢，促進電子檔案分層次、分類別、按需求、按權限共享利用和互信互認，推動檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門、跨層級共建共享。
第五條 全市各級檔案主管部門依照管理職責，負責本區(qū)域范圍內(nèi)電子公文歸檔和電子檔案管理的監(jiān)督和指導。
市級電子公文系統(tǒng)建設主管部門，按照電子公文歸檔有關要求，負責統(tǒng)籌建設全市的電子公文系統(tǒng)、電子印章系統(tǒng)，為電子公文歸檔和電子檔案管理提供技術支持，做好與電子檔案管理系統(tǒng)、電子檔案移交接收系統(tǒng)的技術對接。
全市各級國家綜合檔案館按照相關規(guī)定，對本級各組織機構(gòu)的電子檔案移交進館工作提供指導，落實電子檔案長期保存要求，促進電子檔案規(guī)范接收、長久保存和共享利用。有條件的國家綜合檔案館，可建設統(tǒng)一的電子公文歸檔與電子檔案管理平臺、數(shù)字檔案館系統(tǒng)，實現(xiàn)館室一體化管理。
第六條 各組織機構(gòu)應當履行電子公文歸檔和電子檔案管理主體責任，加強組織領導，強化隊伍建設，提供經(jīng)費保障，制定合理的組織管理和培訓考核制度。
各組織機構(gòu)將電子公文歸檔和電子檔案管理納入本單位電子政務或信息化發(fā)展規(guī)劃，建立文秘、檔案、信息技術、安全保密等部門協(xié)同工作機制，明確各部門職責分工，將電子公文歸檔和電子檔案管理責任納入相關崗位職責。
各組織機構(gòu)的文秘部門負責電子公文收集、公文辦理完畢后的整理歸檔；檔案部門負責制定電子文件歸檔和電子檔案管理制度，開展電子檔案接收、管理、利用和移交等工作，對歸檔工作開展業(yè)務指導，對本單位電子公文歸檔和電子檔案管理系統(tǒng)或相關功能模塊建設提出要求；信息技術部門負責為電子公文歸檔和電子檔案管理提供技術支持和服務保障，根據(jù)檔案管理需求協(xié)助做好系統(tǒng)開發(fā)運維和文檔系統(tǒng)的技術對接。保密部門負責涉密電子公文歸檔和涉密電子檔案管理工作的監(jiān)督指導。
根據(jù)電子公文的特點和管理要求，建立健全電子公文歸檔范圍、電子檔案保管期限表和分類方案等制度規(guī)范，完善信息化基礎設施和條件保障，切實做好電子公文收集、整理、歸檔與電子檔案接收、管理和利用等工作，并按照有關規(guī)定向檔案館移交電子檔案。
第七條 各組織機構(gòu)建設電子公文系統(tǒng)時，應當在系統(tǒng)業(yè)務流程中涵蓋電子公文歸檔要求，設計電子公文歸檔功能，同步建設電子檔案管理系統(tǒng)或功能模塊，實現(xiàn)文檔系統(tǒng)技術對接，或者使用同級國家綜合檔案館統(tǒng)一開發(fā)的集中式電子公文歸檔和電子檔案管理平臺。
各組織機構(gòu)應當配備滿足安全管理需要的信息化基礎設施、軟硬件產(chǎn)品和服務，建設或使用具備必要安全措施的局域網(wǎng)、政務網(wǎng)等，配備專用存儲資源，保障電子檔案管理系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)信息安全。非涉密系統(tǒng)，應當按照《檔案信息系統(tǒng)安全等級保護定級工作指南》（檔辦發(fā)〔 2013 〕 5 號）、《檔案信息系統(tǒng)安全保護基本要求》（檔辦發(fā)〔 2016 〕 1 號）落實系統(tǒng)安全等級保護要求。
電子公文歸檔和電子檔案管理系統(tǒng)應當具備完整收集應歸檔電子公文、采集元數(shù)據(jù)等功能，能按規(guī)則自動命名、存儲元數(shù)據(jù)、電子公文及其組件，能按要求生成規(guī)范的信息包，能以自動或半自動的方式實施歸檔和管理操作，能夠確保電子檔案來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)，并符合長期管理和有效利用的要求。各項功能應符合《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》（檔辦發(fā)〔 2017 〕 3 號）、《黨政機關電子公文歸檔規(guī)范》（ GB/T39362 ）、《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（ GB/T 29194 ）、《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》（ GB/T 39784 ）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（ GB/T 18894 ）等標準規(guī)范的規(guī)定。
第八條 符合本細則及國家、省、市相關規(guī)定的電子公文可以僅以電子形式歸檔、管理和移交，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用，法律、法規(guī)另有規(guī)定的除外。
各組織機構(gòu)應當對符合檔案管理要求的電子檔案互信互認。
第二章 收集與采集
第九條 各組織機構(gòu)應按照有關規(guī)定，完整收集本單位履行職責過程中在保山市黨政協(xié)同辦公平臺上形成、辦理、傳輸?shù)墓摹?/p>
未實現(xiàn)電子收文的單位，可暫用紙質(zhì)收文的數(shù)字化掃描件代替。部分未進入系統(tǒng)進行流轉(zhuǎn)的電子公文通過文件掃描并著錄元數(shù)據(jù)、電子公文上傳掛接、脫機信息包導入等方式完成電子公文收集。紙質(zhì)收文的數(shù)字化掃描件應確保內(nèi)容準確完整、清晰可讀，符合《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（ DA/T31 ）等標準規(guī)范的規(guī)定。
第十條 各組織機構(gòu)應確保電子公文組件齊全、內(nèi)容完整。電子公文的組件，包括正本、定稿、文件處理單、發(fā)文稿紙等，記錄修改過程的彩色留痕稿（花臉稿）以及確有必要保存的重要修改稿等齊全、完整；關于同一事由的往來電子公文應齊全、完整；電子公文的組成要素，包括發(fā)文機關標志、文件標題、文號、主送機關、正文、附件、發(fā)文機關署名、成文日期、電子印章、電子簽名、簽批信息等版面、擬制和辦理等要素齊全、完整。
第十一條 電子公文正本的公文格式應符合《黨政機關公文處理工作條例》要求，正本的版面要求、公文格式各要素編排規(guī)則，公文的特定格式、式樣應符合《黨政機關公文格式》（ GB/T9704 ）等標準規(guī)范的要求。
電子印章的使用和管理應當符合《黨政機關電子印章應用規(guī)范》（ GB/T 33481 ）等規(guī)定。
第十二條 應歸檔電子公文格式應具備格式開放、不綁定軟硬件、顯示一致性、支持格式轉(zhuǎn)換、易于利用等性能，版式文檔格式應符合《電子文件存儲與交換格式 — 版式文檔》（ GB/T33190 ）、《版式電子文件長期保存格式需求》（ DA/T 47 ）規(guī)定。電子公文正本、定稿、文件處理單、發(fā)文稿紙應以 OFD 、 PDF 、PDF/A 等版式文檔格式保存；記錄修改過程的彩色留痕稿（花臉稿）以及確有必要保存的重要修改稿可以 WPS 、 DOC 等格式保存。各類應歸檔電子公文及其元數(shù)據(jù)格式須符合《電子公文歸檔格式要求》（見附件 1 ），對于尚未明確長期保存格式的文件類型，宜選擇主流、開放、通用、標準的格式。
第十三條 各組織機構(gòu)在電子公文形成、辦理過程中，應采集必要的元數(shù)據(jù)，電子公文與相關元數(shù)據(jù)應建立關聯(lián)關系，保持一一對應。電子公文必要的元數(shù)據(jù)包括責任者、背景、結(jié)構(gòu)、簽署、業(yè)務行為、時間和系統(tǒng)環(huán)境等信息，元數(shù)據(jù)基本集構(gòu)成應符合《電子公文歸檔元數(shù)據(jù)基本集元素表》（見附件 2 ）。實際工作中可根據(jù)具體情況參照《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（ DA/T46 ）、《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（ DA/T 54 ）、《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（ DA/T 63 ）等相關標準規(guī)范擴充元數(shù)據(jù)集合。
第十四條 市級電子公文系統(tǒng)建設主管部門在建設電子公文系統(tǒng)時，應當充分考慮電子公文歸檔功能需求，同步開發(fā)建設符合《黨政機關電子公文歸檔規(guī)范》（ GB/T 39362 ）附錄 A 、附錄 B 要求的預歸檔功能模塊或歸檔接口，保證系統(tǒng)能夠按照檔案管理要求形成電子公文。
未與電子檔案管理系統(tǒng)對接的電子公文系統(tǒng)，應能按照《電子公文歸檔信息包存儲結(jié)構(gòu)》（見附件 3 ）要求，批量導出電子公文歸檔信息包，并生成《歸檔文件目錄》（見附件 4 ）。
第三章 歸檔與移交
第十五條 電子公文歸檔應滿足 “ 誰形成誰歸檔、保留形成原貌、保持有機聯(lián)系、保證長期可用 ” 的要求。
第十六條 各組織機構(gòu)應依據(jù)《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第 8 號）以及部門行政權力清單、責任清單、公共服務事項目錄等要求，制定本單位電子公文的歸檔范圍和電子檔案保管期限表、分類方案，用于擬歸檔電子公文的歸類和聚合，并結(jié)合實際，予以動態(tài)調(diào)整和補充完善。
應歸檔電子公文的內(nèi)容、組件及其組成要素應完整規(guī)范。
第十七條 各組織機構(gòu)電子公文的歸檔時間分為即時歸檔和定期歸檔。對電子公文系統(tǒng)中具有保存價值的電子公文一般應在辦理完畢后即時歸檔，實施定期歸檔的應在電子公文形成后的第二年 6 月底前完成。
第十八條 電子公文應通過符合安全管理要求的計算機網(wǎng)絡進行在線歸檔，暫不具備在線歸檔功能的也可以存儲在符合長期保存要求的存儲介質(zhì)上進行離線歸檔。
離線歸檔的電子公文存儲載體應使用專門的檔案裝具存放，制作《電子公文離線存儲載體標簽及標注內(nèi)容》（見附件 5 ）以標識離線存儲載體。光盤表面不允許粘貼標簽，防止擾亂光盤聚焦平衡和破壞數(shù)據(jù)層，可以使用專門的標簽筆于光盤表面標簽處書寫標簽信息，或使用光盤標簽專用打印機等符合光盤保護要求的設備標識相關信息。光盤單片裝盒存放時，可在盒內(nèi)貼上標簽。
第十九條 電子公文的歸檔流程應符合《黨政機關電子公文歸檔規(guī)范》（ GB/T39362 ）規(guī)定，經(jīng)過收集、整理、檢測、登記等必備步驟（見附件 6 ），組成檔案保管單位，并對電子檔案進行規(guī)范命名、有序存儲，保持文件各組成部分之間的關聯(lián)和文件之間的有機聯(lián)系。
第二十條 電子公文歸檔時不應包含非開放的壓縮、加密、簽名、印章、時間戳等技術措施。
對于不符合歸檔格式要求的電子公文應進行格式轉(zhuǎn)換，以滿足電子檔案長期保存和利用的需求。
第二十一條 各組織機構(gòu)應將需要歸檔的電子公文及其元數(shù)據(jù)等信息按照《電子公文整理流程》（見附件 7 ）及時整理，按照《歸檔文件整理規(guī)則》（ DA/T 22 ）規(guī)定進行分類和排序，以件為單位進行組織并編制檔號，以檔號為基礎命名，并按照檔號構(gòu)成項逐級建立文件夾進行存儲，按照規(guī)范的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)組成歸檔信息包，按批次或年度進行歸檔登記，生成《電子公文歸檔登記表》（見附件 8 ），并編制目錄。
第二十二條 電子公文歸檔時，歸檔部門應當進行真實、完整、可用、安全等方面的檢測，檢測具體要求應按照《文書類電子檔案檢測一般要求》（ DA/T 70 ）執(zhí)行，檢測結(jié)果記錄于《電子公文歸檔登記表》。
第二十三條 各組織機構(gòu)的檔案部門接收歸檔電子公文時，應清點、鑒定電子公文的內(nèi)容數(shù)量及元數(shù)據(jù)情況，核實來源、成文日期、保管期限、數(shù)量、大小等信息，進行真實、完整、可用、安全等方面的復核，檢測結(jié)果記錄于《電子公文歸檔登記表》，并保存與工作流程相關的責任人、操作時間等元數(shù)據(jù)。
檢測合格后的電子公文予以接收，對于不符合歸檔要求的信息包應予以退回并反饋出錯原因，待其整改后重新歸檔。
第二十四條 各組織機構(gòu)一般應將保管期限為 30 年以上的電子檔案自形成之日起 5 年內(nèi)向同級國家綜合檔案館移交，移交具體要求按照《電子檔案移交接收操作規(guī)程》（ DA/T 93 ）執(zhí)行。
第四章 管理與利用
第二十五條 各組織機構(gòu)應根據(jù)國家、省、市有關法律法規(guī)，科學制定完善電子檔案存儲、檢測、備份、恢復、轉(zhuǎn)換、遷移、移交、利用、銷毀等規(guī)章制度，按照《檔案工作突發(fā)事件應急處置管理辦法》完善相關應急預案，明確安全責任，強化應急處置能力。
第二十六條 各組織機構(gòu)應當落實電子檔案的各項日常安全管理，建立電子檔案管理系統(tǒng)的日常維護和應急響應機制，實施嚴格的身份認證和權限控制手段，落實全系統(tǒng)審計跟蹤，能對所有操作行為、操作人員、操作時間和結(jié)果等日志信息進行記錄和跟蹤審計，及時維護電子檔案的讀取、存儲、檢測、備份設施設備，確保系統(tǒng)安全可靠運行。電子檔案的審計跟蹤日志和重要操作日志保存時間不應低于電子檔案的保管期限。
第二十七條 各組織機構(gòu)應根據(jù)電子檔案的重要程度以及利用需要，選擇符合規(guī)范的在線存儲和離線存儲方式，為電子檔案安全存儲配置專用存儲設備或相應存儲空間，存儲電子檔案的內(nèi)容信息（全文數(shù)據(jù)）、目錄信息、元數(shù)據(jù)和各類管理日志，電子檔案在線存儲設備（空間）必須運行在具有必要安全措施的局域網(wǎng)或電子政務網(wǎng)。
對 DVD 光盤的保存與維護應按照《檔案級可錄類光盤CD-R 、 DVD-R 、 DVD+R 技術要求和應用規(guī)范》（ DA/T 38 ）的要求執(zhí)行；對藍光光盤的保存與維護應按照《電子檔案存儲用可錄類藍光光盤（ BD-R ）技術要求和應用規(guī)范》（ DA/T 74 ）的要求執(zhí)行；對硬磁盤的保存與維護應按照《檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲管理規(guī)范》（ DA/T 75 ）的要求執(zhí)行；對 LTO 磁帶的保存與維護應按照《檔案數(shù)據(jù)存儲用 LTO 磁帶應用規(guī)范》（ DA/T 83 ）的要求執(zhí)行；對縮微膠片的保存與維護應按照《數(shù)字檔案信息輸出到縮微膠片上的技術規(guī)范》（ DA/T 44 ）的要求執(zhí)行，縮微膠片若有劃傷或指印、水漬、油漬等污染，應開展載體轉(zhuǎn)換。電子檔案存儲載體轉(zhuǎn)換結(jié)果填入《電子檔案離線存儲介質(zhì)管理登記表》（見附件 9 ）。
第二十八條 依托電子政務云平臺部署的電子檔案管理系統(tǒng)、存儲的檔案數(shù)據(jù)不得涉及國家秘密、工作秘密，數(shù)字檔案資源總庫的管理與備份不得使用政務云平臺，使用政務云平臺過程中應確保檔案數(shù)據(jù)管理責任不變、檔案數(shù)據(jù)歸屬流向不變，檔案信息安全管理的具體要求按照《國家檔案局辦公室關于檔案部門使用政務云平臺過程中加強檔案信息安全管理的意見》（檔辦函〔 2020 〕 55 號）執(zhí)行。
第二十九條 各組織機構(gòu)應制訂電子檔案的備份和恢復策略，開展在線備份和離線備份工作，做好重要電子檔案的完全備份，并開展異質(zhì)、異地備份，保存至少三套完整數(shù)據(jù)。
備份對象包括電子檔案及其元數(shù)據(jù)、目錄數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)運行中形成的管理與利用數(shù)據(jù)庫、專題數(shù)據(jù)庫等。電子檔案的審計跟蹤日志和重要操作日志應納入備份恢復范圍。
離線備份的載體為 DVD 光盤、藍光光盤、磁帶、硬磁盤、膠片等。
第三十條 各級檔案部門應會同同級信息技術部門，在確保載體安全可用的前提下，定期對電子檔案保管情況、讀取狀況、載體穩(wěn)定性等進行檢測，監(jiān)控相關載體的關鍵性能參數(shù)，發(fā)現(xiàn)問題應及時采取措施，實施轉(zhuǎn)換遷移操作。
（一）載體穩(wěn)定性檢查的時間間隔不得長于 5 年。
（二）對磁性載體每滿 2 年、光盤每滿 4 年至少進行一次抽樣機讀檢驗。
（三）對 DVD 光盤、藍光光盤、硬磁盤、 LTO 磁帶、縮微膠片的具體檢測方法應符合《檔案級可錄類光盤 CD-R 、 DVD-R 、DVD+R 技術要求和應用規(guī)范》（ DA/T 38 ）、《電子檔案存儲用可錄類藍光光盤（ BD-R ）技術要求和應用規(guī)范》（ DA/T 74 ）、《檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲管理規(guī)范》（ DA/T 75 ）、《檔案數(shù)據(jù)存儲用 LTO 磁帶應用規(guī)范》（ DA/T 83 ）、《數(shù)字檔案信息輸出到縮微膠片上的技術規(guī)范》（ DA/T 44 ）的要求。
（四）電子檔案的抽檢比例不低于 5% ，發(fā)現(xiàn)問題應擴大檢測范圍，將同批次存儲的電子檔案全部進行檢測，并及時采取轉(zhuǎn)換遷移措施。電子檔案的抽檢結(jié)果和處置情況填入《電子檔案離線存儲介質(zhì)管理登記表》、《電子檔案遷移登記表》（見附件10 ）。
第三十一條 在電子檔案的存儲設備更新、系統(tǒng)擴容、軟件升級、存儲介質(zhì)發(fā)生變化或保存格式不能滿足長期保存需要時，應充分評估室藏電子檔案與新系統(tǒng)、新設備、新格式的兼容性，制定必要的轉(zhuǎn)換遷移策略，按照需求對存儲設備、安全設備及電子檔案管理系統(tǒng)進行調(diào)整、擴容、升級，及時做好相關登記并自動采集新增元數(shù)據(jù)。在確認電子檔案轉(zhuǎn)換遷移成功后，可根據(jù)相關規(guī)定對原存儲備份載體實施銷毀。
第三十二條 各組織機構(gòu)應當定期對保管期滿的電子檔案進行鑒定，按照規(guī)定流程進行處置，并保存相關元數(shù)據(jù)。對經(jīng)鑒定后需要續(xù)存的電子檔案，應當履行審批手續(xù)后變更其保管期限；需要銷毀的電子檔案，應當遵守國家有關規(guī)定，履行相關審批手續(xù)，填寫《電子檔案銷毀登記表》（見附件 11 ），由授權人員進行銷毀。禁止擅自銷毀電子檔案。
對確認銷毀的電子檔案，應當從在線存儲系統(tǒng)、容災備份等系統(tǒng)中徹底刪除，對其離線存儲介質(zhì)實施破壞性銷毀，并應由檔案部門列出銷毀文件目錄存檔備查，可以電子形式保存銷毀清單及記錄。
第三十三條 各組織機構(gòu)應當建立電子檔案利用制度，嚴格按照電子檔案使用權限和規(guī)定程序進行利用。采取有效管理措施和技術手段，確保電子檔案不被非法訪問、篡改和越權利用。提供電子檔案多途徑、多角度便利、高效、安全利用。充分利用新一代信息技術，積極拓寬電子檔案應用場景，推動電子檔案在民生服務、政務服務、社會治理等領域的廣泛應用，不斷提升電子檔案開發(fā)利用水平。
第三十四條 各組織機構(gòu)可以根據(jù)不同服務對象和不同利用范圍，建立相應的基于局域網(wǎng)、政務網(wǎng)或者互聯(lián)網(wǎng)的電子檔案利用服務平臺，以瀏覽、檢索、復制、下載、打印、借閱、接口調(diào)用等方式利用電子檔案。利用過程中，應嚴格遵守檔案利用和安全保密的相關規(guī)定，填寫《電子檔案利用登記表》（見附件12 ），做好利用申請、審批和授權登記，記錄利用評價，不斷提升電子檔案利用效果和利用者滿意度。
第五章 附則
第三十五條 本實施細則由保山市檔案局負責解釋。
第三十六條 本實施細則自發(fā)布之日起施行。
附件： 1 ． 電子公文歸檔格式要求
2 ． 電子公文歸檔元數(shù)據(jù)基本集元素表
3 ． 電子公文歸檔信息包存儲結(jié)構(gòu)
4 ． 歸檔文件目錄
5 ． 電子公文離線存儲載體標簽及標注內(nèi)容
6 ． 電子公文歸檔流程
7 ． 電子公文整理流程
8 ． 電子公文歸檔登記表
9 ． 電子檔案離線存儲介質(zhì)管理登記表
10 ． 電子檔案遷移登記表
11 ． 電子檔案銷毀登記表
12 ． 電子檔案利用登記表附件 1
電子公文歸檔格式要求
根據(jù)《黨政機關電子公文歸檔規(guī)范》（ GB/T 39362 ）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（ GB/T 18894 ）等相關標準規(guī)范規(guī)定，電子公文歸檔格式及要求見下表：
附件 2
電子公文歸檔元數(shù)據(jù)基本集元素表
根據(jù)《數(shù)字檔案室建設評價辦法》（檔辦發(fā)〔 2016 〕 3 號）、《黨政機關電子公文歸檔規(guī)范》（ GB/T 39362 ）、《黨政機關電子公文元數(shù)據(jù)規(guī)范》（ GB/T 33480 ）、《檔案著錄規(guī)則》（ DA/T18 ）、《歸檔文件整理規(guī)則》（ DA/T 22 ）、《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（ DA/T 46 ）等相關標準規(guī)范規(guī)定，電子公文歸檔元數(shù)據(jù)基本集中的元素及其結(jié)構(gòu)描述見下表：
附件 3
電子公文歸檔信息包存儲結(jié)構(gòu)
歸檔信息包中一般包含同一批次歸檔的多個歸檔電子公文，電子公文應以《歸檔文件整理規(guī)則》規(guī)定的分類方式為依據(jù)進行組織。以采用年度一保管期限一機構(gòu)（問題）分類方式為例，歸檔信息包結(jié)構(gòu)如下圖所示：
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附件 4
歸檔文件目錄附件 5
電子公文離線存儲載體標簽
電子公文離線存儲載體標注內(nèi)容
載體盒及光盤表面標注：載體編號、套號、全宗名稱、內(nèi)容描述、數(shù)據(jù)量、密級和保密期限、保管期限、存入日期、運行環(huán)境等內(nèi)容：
1 ． 載體編號：是全宗內(nèi)同一門類、年度（或起止年度）電子公文存儲載體排列的順序號。由全宗號、檔案門類代碼、年度（或起止年度）、載體類型代號和順序號幾部分組成；年度是該載體內(nèi)電子公文的歸檔年度或起止年度，如 2011 年至 2016 年即標定為 2011/2016 ；載體類型代號分幾類： DVD 光盤用 DVD 表示；藍光光盤用 BD 表示；磁盤用 HD 表示；磁帶用 DT 表示。例： X043-WS·2011-DVD0001 ； X043-WS·2011/2016-DVD0001 。
2 ． 套號：存儲電子公文載體的套號，用大寫英文字母 A 、B 、 C 表示。 A 表示本地封存保管； B 表示查閱利用； C 表示異地保存。
3 ． 全宗名稱：應與檔案館、室檔案的全宗號一致。
4 ． 內(nèi)容描述：填寫對存儲信息內(nèi)容的簡要說明，標明存儲的歸檔電子公文所對應的檔號（起止號）、起止時間等；
5 ． 保管期限：按存儲在載體內(nèi)歸檔電子公文的最高保管期限標注；
6 ． 密級和保密期限：填寫存儲在載體內(nèi)電子公文的最高密級和最長保密期限；
7 ．存入日期是將電子公文存儲至載體的日期，格式為年月日，如 2016 年 2 月 8 日即寫為 20160208 ；
8 ．文件格式填寫載體內(nèi)電子公文的存儲格式，如： OFD 、PDF 、 WPS 、 DOC 、 XLS 、 AVI 、 JPEG 、 MP3 等；
9 ．數(shù)據(jù)量：載體內(nèi)電子公文的存儲個數(shù)和以字節(jié)（ B ）為單位的存儲容量等；
10 ．運行環(huán)境即識別或操作電子公文的軟、硬件系統(tǒng)。
11 ．備注：填寫特殊情況的說明。附件 6
電子公文歸檔流程
附件 7
電子公文整理流程
電子公文的整理是將零散的電子公文有序化的過程。電子公文整理的流程包括組件、補充材料、掛接、組合、并件、歸類、排序、編號、編目、封裝、固化等。電子公文經(jīng)過整理應及時向檔案部門移交歸檔。
1 ． 組件。將電子公文各構(gòu)成要素以件為單位進行組合。組件中應注意檢查每件歸檔電子公文的構(gòu)成要素和元數(shù)據(jù)是否齊全、完整、規(guī)范，不符合要求的需要進行相應的補充（補錄）和調(diào)整，保證每件電子公文符合規(guī)范要求。
2 ． 補充材料。判定是否需要補充線下生成的紙質(zhì)等其他形式的文件材料。
3 ． 掛接。對未在當前電子公文系統(tǒng)中形成的紙質(zhì)等文件材料進行掃描、上傳，將上傳文件材料并入當前件中，便于管理和檢索利用。
4 ． 組合。根據(jù)檔案部門的歸檔電子公文整理要求，判定是否將相關電子公文組合在一起。如會議文件、正本與附件等。
5 ． 歸類。根據(jù)本單位檔案部門制定的分類方案、歸檔范圍和保管期限表，劃定需要歸檔的電子公文及其保管期限并進行歸類。
6 ． 排序。根據(jù)電子公文分類方案，將類內(nèi)電子公文按一定規(guī)律進行有序排列。
7 ． 編號。編制歸檔號，一般由“年度 - 保管期限 - 機構(gòu)（類別）代號 - 件順序號”組成，也可以根據(jù)單位檔案部門的要求直接生成室編檔號“全宗號 - 檔案門類代碼﹒年度 - 保管期限 - 機構(gòu)（類別）代號 - 件順序號”。
8 ． 編目。按照檔案部門的要求以文件級為單位編制文件目錄，作為管理和檢索工具，一般可以在原有目錄后續(xù)編。在電子環(huán)境中，歸檔系統(tǒng)應可以提供自動編號和從元數(shù)據(jù)中提取相應內(nèi)容自動編目等功能，整理者進行人工校核即可。
9 ． 封裝。按照歸檔信息包組織結(jié)構(gòu)對完成整理的電子公文組件及其元數(shù)據(jù)以歸檔文件夾為單位進行數(shù)據(jù)封裝，形成規(guī)范的歸檔信息包。
10 ．固化。使用數(shù)字簽名、時間戳等技術手段，對歸檔信息包進行固化。
附件 8
電子公文歸檔登記表
附件 9
電子檔案離線存儲介質(zhì)管理登記表
附件 10
電子檔案遷移登記表
附件 11
電子檔案銷毀登記表
附件 12
電子檔案利用登記表
