山東省退役軍人事務廳等6部門
關于印發(fā)《山東省退役軍人人事檔案管理
辦法》的通知
魯退役軍人發(fā)〔2022〕57號
各市退役軍人局、教育局、財政局、人力資源社會保障局、檔案局、軍分區(qū)（警備區(qū)）：
為切實提升退役軍人人事檔案管理工作的科學化、制度化、規(guī)范化、信息化水平，現(xiàn)將《山東省退役軍人人事檔案管理辦法》印發(fā)給你們，請認真抓好貫徹落實。
山東省退役軍人事務廳 山東省教育廳
山東省財政廳 山東省人力資源和社會保障廳
山東省檔案局 山東省軍區(qū)政治工作局
2022年10月10日
山東省退役軍人人事檔案管理辦法
第一章 總 則
第一條 為規(guī)范退役軍人人事檔案管理，提升全省退役軍人人事檔案管理工作科學化、制度化、規(guī)范化、信息化水平，根據《中華人民共和國退役軍人保障法》《中華人民共和國檔案法》《干部人事檔案工作條例》《軍隊檔案條例》《退役軍人事務部等7部門關于加強和改進退役軍人人事檔案管理利用工作的意見》（退役軍人部發(fā)〔2021〕65號）等有關規(guī)定，結合我省工作實際，制定本辦法。
第二條 退役軍人人事檔案管理工作堅持以習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，深入貫徹習近平強軍思想和習近平總書記關于退役軍人工作重要論述，加強統(tǒng)籌設計，堅持問題導向，注重改革創(chuàng)新，強化協(xié)同配合，建立權責清晰、管理規(guī)范、服務優(yōu)質、運轉高效、安全可靠的工作機制，更好地維護退役軍人合法權益，服務國防和軍隊建設，服務經濟社會發(fā)展。
第三條 退役軍人人事檔案管理工作在黨委、政府領導下，納入退役軍人工作整體規(guī)劃，建立健全由退役軍人事務部門牽頭，軍地相關部門各司其職、合力共為的工作機制，推動退役軍人人事檔案管理利用工作高質量發(fā)展。
第四條 退役軍人人事檔案是軍人參軍入伍、政治思想、服役表現(xiàn)的歷史記載，是全面了解軍人服役經歷、確定其退役后各項待遇的重要依據，是做好應急備戰(zhàn)人才儲備的基礎支撐。退役軍人人事檔案管理工作，對做好退役軍人服務保障、安全保密、幫扶援助、化解遺留問題等提供了重要抓手。
第五條 退役軍人人事檔案管理工作應當遵循下列原則：
（一）黨管檔案、落實責任；
（二）依法依規(guī)、全面從嚴；
（三）分類歸集、屬地管理；
（四）循序漸進、應轉盡轉；
（五）真實準確、完整規(guī)范；
（六）方便利用、安全保密。
第六條 對在檔案收集、整理、保護、利用等方面做出突出貢獻的單位和個人，退役軍人事務部門應當會同檔案主管部門按照國家有關規(guī)定給予獎勵。
第七條 本辦法適用于符合《中華人民共和國退役軍人保障法》規(guī)定且移交山東省安置的退役軍人。
第二章 機構和職責
第八條 各級退役軍人事務部門負責本行政區(qū)域內安置的退役軍人人事檔案管理利用工作，并接受同級黨委組織部門和檔案主管部門的監(jiān)督與指導。
第九條 教育、財政、人力資源社會保障以及軍隊相關部門在各自職責范圍內做好退役軍人人事檔案管理利用工作。
第十條 退役軍人事務部門要配備政治可靠、遵紀守法、責任心強、熟悉檔案業(yè)務的檔案工作人員，并保持檔案工作人員隊伍的相對穩(wěn)定。檔案工作人員原則上應當具備相應的專業(yè)知識和技能，其中檔案專業(yè)人員可以按照國家有關規(guī)定評定專業(yè)技術職稱。加強業(yè)務學習培訓，不斷提升檔案工作隊伍的政策水平和綜合素養(yǎng)。
第十一條 各級退役軍人服務中心、軍休服務管理機構等服務保障機構，根據要求承擔具體任務，提供相關延伸性、輔助性服務。
第十二條 各級退役軍人事務部門應會同相關部門建立退役軍人人事檔案管理工作考評機制，不斷促進退役軍人人事檔案管理工作質量提升。
第三章 交接審核
第十三條 退役軍人人事檔案由軍地相關單位區(qū)分不同安置方式進行移交接收。
第十四條 作轉業(yè)、逐月領取退役金、復員安置的退役軍官，以及作安排工作、逐月領取退役金安置的退役軍士和作安排工作安置的退役義務兵的人事檔案，由軍隊相關單位政治工作部門按有關規(guī)定向安置地縣級以上退役軍人事務部門和相關部門移交。
第十五條 作自主就業(yè)、供養(yǎng)安置的退役軍人的人事檔案，由軍隊師、旅、團級單位政治工作部門按規(guī)定向安置地退役軍人事務部門移交。
第十六條 作退休安置的退役軍人的人事檔案，由軍隊相關單位政治工作部門按規(guī)定向安置地退役軍人事務部門移交。
第十七條 軍人退役前，其所在團級以上單位按照《軍隊檔案條例》等有關規(guī)定，整理、審核退役軍人人事檔案，確保要素齊全、清晰完整、真實準確，同時按照管理權限留存退役軍人人事檔案數(shù)字復制件。按照相關規(guī)定加強對退役軍人人事檔案的保密審查和脫密處理，并在檔案封皮、檔案袋及檔案材料《轉遞單》中明確保密要求。
第十八條 退役軍人事務部門接收退役軍人人事檔案后，應當區(qū)分不同安置方式按規(guī)定審核檔案材料，重點審核：
（一）入伍材料；
（二）黨（團）員材料；
（三）軍銜、職務晉升（調整）材料；
（四）學歷職稱材料；
（五）傷殘評定材料；
（六）退出現(xiàn)役材料；
（七）安置去向材料；
（八）獎勵懲處材料；
（九）生活待遇材料；
（十）考核考察材料；
（十一）結婚材料；
（十二）獨生子女材料；
（十三）其他需要審核的檔案材料。
對于退役士兵，屬于入伍批準、義務兵注冊、軍士退役時本銜級注冊相關證表缺失的，其人事檔案材料中應當具備中央軍委政治工作部統(tǒng)一制發(fā)的《士兵檔案材料證明信》。
第十九條 退役軍人人事檔案審核過程中，軍地雙方要加強溝通，在各自職責范圍內為對方審檔核查提供便利和協(xié)助。對檔案材料蓄意作假偽造的，由軍隊按照有關規(guī)定認定和處理后進行移交；對退役軍人弄虛作假騙取安置待遇的，由縣級以上退役軍人事務部門和相關部門取消相關待遇。
第二十條 退役軍人事務部門在審核退役軍人人事檔案時，發(fā)現(xiàn)相關材料缺失的，要及時向軍隊相關部門反饋，軍隊相關部門按照有關規(guī)定補充完善后，再予以移交。
第四章 有序轉接
第二十一條 對于本辦法實施前存放在其他部門以及因特殊情況由本人保存的退役軍人人事檔案，按照應轉盡轉、積極穩(wěn)妥、循序漸進的原則，由安置地退役軍人事務部門指導所屬退役軍人服務中心有序轉接。人事檔案轉接工作各地在有條件的地方先行試點，再逐步推開，原則上應于2023年底前完成。
第二十二條 對于存放在鄉(xiāng)（鎮(zhèn)、街道）、人民武裝部、公共就業(yè)和人才服務機構，以及授權管理流動人員人事檔案機構等單位的退役軍人人事檔案，由安置地縣級退役軍人事務部門牽頭，指導所屬退役軍人服務中心會同原檔案管理單位進行全面摸底造冊，建立工作臺賬，制定轉接計劃，分批分步進行交接。
第二十三條 對于存放在檔案館的退役軍人人事檔案，由其繼續(xù)管理；已有相關部門、機構服務管理的自主擇業(yè)軍隊轉業(yè)干部、離退休軍人等退役軍人的人事檔案，仍由其繼續(xù)管理。
第二十四條 對于退役軍人因特殊情況由本人自行保管的人事檔案，實行一事一批，按照個人申請、縣級審批的程序辦理。根據個人意愿，可交由安置地退役軍人事務部門管理。具體按照如下程序辦理：
（一）由退役軍人本人向安置地縣級退役軍人事務部門提出書面申請，如實填寫《退役軍人人事檔案移交申請表》（見附件），并對其人事檔案材料的真實性作出承諾。申請書和申請表須由本人親筆簽名。
（二）安置地縣級退役軍人事務部門與申請人共同啟封其人事檔案（已啟封的須由申請人書面說明原因），并按規(guī)定進行復印，供后續(xù)審核使用，人事檔案復印件須由本人簽字確認。由安置地縣級退役軍人事務部門與申請人當面密封其人事檔案，雙方簽字后加蓋公章暫存。
（三）安置地縣級退役軍人事務部門委托所屬退役軍人服務中心根據人事檔案復印件信息商有關部門僅對申請人的退役軍人身份信息進行核實。申請人屬于退役軍人的，縣級退役軍人事務部門及時作出審批，按規(guī)定存放其人事檔案。不屬于退役軍人的，不予批準，并書面向申請人說明理由、通知取檔。
第二十五條 退役軍人本人自行保管的人事檔案,移交后要另冊管理。退役軍人根據審核交接后的人事檔案提出相關待遇申請等事項的，安置地縣級退役軍人事務部門應當按照一事一審的原則，商軍地有關部門對相應檔案材料另行審核。
第五章 管理服務
第二十六條 對于本辦法實施后移交的退役軍人人事檔案，按照分類歸集、屬地管理的原則，根據不同安置方式確定相應的管理機構。
第二十七條 轉業(yè)軍官和安排工作退役士兵的人事檔案，由安置地縣級以上退役軍人事務部門和相關部門移交接收安置單位進行管理。
第二十八條 逐月領取退役金退役軍人、復員軍官、自主就業(yè)退役士兵、分散供養(yǎng)退役軍人、自謀職業(yè)退役士兵以及靈活就業(yè)退役士兵和視為放棄安排工作待遇退役士兵、視為放棄安置待遇退役士兵的人事檔案，一般由安置地退役軍人事務部門委托所屬退役軍人服務中心存放。其中，入伍時是普通高等學校在校學生的退役士兵，退出現(xiàn)役后復學的，其人事檔案由安置地退役軍人事務部門轉交相關學校進行管理。
第二十九條 逐月領取退役金退役軍人、復員軍官、自主就業(yè)退役士兵、自謀職業(yè)退役士兵以及靈活就業(yè)退役士兵和視為放棄安排工作待遇退役士兵、視為放棄安置待遇退役士兵再就業(yè)時，可根據有關規(guī)定將人事檔案移交用人單位存放管理。
第三十條 離退休退役軍人的人事檔案，一般由安置地退役軍人事務部門委托所屬軍休服務管理機構存放管理；集中供養(yǎng)退役軍人的人事檔案，一般由安置地退役軍人事務部門委托優(yōu)撫醫(yī)院存放管理。
第三十一條 各級退役軍人事務部門和檔案管理機構要根據人事檔案管理法規(guī)規(guī)定，建立健全符合國家檔案標準、體現(xiàn)退役軍人特點的人事檔案管理利用制度和標準，并按照一人一檔、動態(tài)管理、利用便捷的要求，確保檔案真實、完整、安全。
第三十二條 退役軍人人事檔案應隨著管理權限的變化及時轉遞，轉遞時要通過機要交通轉遞或派專人送達，嚴禁本人自行攜帶。轉遞的退役軍人人事檔案，材料必須齊全，不得扣留材料。
第三十三條 對于部分退役軍人人事檔案丟失、損毀或個別材料缺失的情況，軍地各級相關部門要分類施策、穩(wěn)妥處理，積極探索建立退役軍人人事檔案查證渠道，研究處理辦法，為落實相關待遇提供依據。
第三十四條 對于退役軍人死亡滿5年的，其人事檔案管理按有關規(guī)定執(zhí)行。退役軍人人事關系和勞動關系按有關法律法規(guī)執(zhí)行。
第三十五條 退役軍人人事檔案一般不予外借，因紀檢監(jiān)察等特殊情況確需借出使用的，必須履行嚴格的審批程序，限期歸還。特殊情況需要復印檔案材料的，須事先申請，經批準方可辦理。
第三十六條 退役軍人因辦理人事變動、學歷提升、職稱評定、社會保險繳納和接續(xù)、工齡認定、退休等事項時，需查閱、復制本人檔案的，其檔案管理機構應按照國家相關規(guī)定予以辦理。
第三十七條 有關單位因工作需要，需要查閱退役軍人人事檔案，應如實填寫查閱審批材料，由單位負責同志審批簽字并加蓋公章，經檔案管理機構審批同意后在規(guī)定時限、地點查閱。
第三十八條 各級退役軍人服務保障機構要統(tǒng)籌利用現(xiàn)有資源，明確承擔退役軍人人事檔案日常管理利用工作的機構和人員，建立完善“統(tǒng)一存放，免費服務”的工作機制，優(yōu)化辦理流程，提高服務質效。
第三十九條 對于暫時委托檔案機構管理的退役軍人人事檔案，各級退役軍人事務部門要結合工作實際，制定完善退役軍人人事檔案托管辦法，加強日常監(jiān)督指導，確保檔案存放管理安全、使用規(guī)范便捷。
第四十條 退役軍人事務部門按照有關規(guī)定，對退役軍人檔案管理機構下列情況進行檢查:
（一）檔案工作責任制和管理制度落實情況;
（二）檔案庫房、設施、設備配置使用情況;
（三）檔案工作人員管理情況;
（四）檔案收集、整理、保管、提供利用等情況;
（五）檔案數(shù)字化和信息安全保障情況。
第四十一條 退役軍人檔案管理機構在退役軍人事務部門檢查或自查中發(fā)現(xiàn)存在檔案安全隱患的，應當及時采取補救措施，消除檔案安全隱患。發(fā)生檔案損毀、信息泄露等情形的，應當及時向同級退役軍人事務部門報告。
第六章 硬件設施建設及檔案數(shù)字化
第四十二條 各級退役軍人事務部門應按照《檔案館建筑設計規(guī)范》（JGJ25-2010）等相關規(guī)定，結合實際，加快檔案庫房建設，分別設置辦公、整理、閱覽和檔案庫房等，配備必要的檔案裝具以及溫濕度檢測調控系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、安防系統(tǒng)等設施設備，夯實硬件基礎，不斷提高現(xiàn)代化、規(guī)范化、標準化建設水平。目前自建檔案庫房確有困難的，可繼續(xù)委托檔案管理機構暫時保管退役軍人人事檔案，同時加快協(xié)調推動自建檔案庫房工作。
第四十三條 各級退役軍人事務部門應按照《干部人事檔案數(shù)字化技術規(guī)范》（GB/T33870 -2017）等相關技術標準對退役軍人人事檔案進行數(shù)字化。嚴格規(guī)范檔案目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據存儲、數(shù)據驗收、數(shù)據交換、數(shù)據備份、安全管理等基本環(huán)節(jié)，不斷加強與業(yè)務系統(tǒng)和數(shù)據庫關聯(lián)融合，確保數(shù)字人事檔案真實、完整、可用、安全，且與紙質人事檔案保持一致。
第四十四條 對于本辦法實施后縣級以上退役軍人事務部門新接收年度退役軍人人事檔案，由其指導所屬退役軍人服務保障機構及時進行數(shù)字化工作。其中，轉業(yè)軍官和安排工作退役士兵以及復學普通高等學校在校學生退役士兵的人事檔案，應當在轉交接收安置單位或相關學校前完成檔案數(shù)字化工作；作其他方式安置的退役軍人人事檔案，應當在接收檔案后6個月內完成數(shù)字化工作。
第四十五條 對于本辦法實施后從各部門按規(guī)定接收的歷年退役軍人人事檔案，以及由軍休服務管理機構、優(yōu)撫醫(yī)院、自主擇業(yè)軍隊轉業(yè)干部管理服務機構等部門管理的退役軍人人事檔案，由相關退役軍人事務部門指導所屬退役軍人服務保障機構于2025年底前全部完成人事檔案數(shù)字化工作。
第四十六條 退役軍人數(shù)字人事檔案的利用、轉遞和保密等按照紙質人事檔案相關規(guī)定執(zhí)行。
第七章 法律責任
第四十七條 退役軍人事務部門和檔案管理機構及其工作人員應當按照法定的職權和程序開展監(jiān)督檢查工作，做到科學、公正、嚴格、高效，不得利用職權牟取利益，不得泄露履職過程中知悉的國家秘密、商業(yè)秘密或者個人隱私。
第四十八條 任何保管退役軍人人事檔案的單位和個人，不得違規(guī)添加檔案材料，不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料，不得擅自處理或銷毀檔案材料。對屬于國家秘密、工作秘密的退役軍人檔案材料和信息，應當嚴格保密。
第四十九條 對于在退役軍人人事檔案管理利用工作中出現(xiàn)的違紀違法行為，要嚴格依法依規(guī)予以處理，構成犯罪的，依法追究刑事責任。
第八章 附 則
第五十條 本辦法自2022年12月1日起施行，有效期至2027年11月30日。
附件：退役軍人人事檔案移交申請表（式樣）
