關(guān)于進一步規(guī)范教育系統(tǒng)檔案管理工作的
通知
太教辦〔2023〕151號
縣直各學(xué)校，各中心學(xué)校、局直屬學(xué)校（園）：
為進一步規(guī)范教育系統(tǒng)檔案管理工作，推進基層學(xué)校檔案資料規(guī)范化、制度化管理，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)檔案管理規(guī)定》《安徽省檔案條例》《中共太和縣委辦公室 太和縣人民政府辦公室印發(fā)<關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見>的通知》（太辦發(fā)〔2016〕4號）等文件精神，現(xiàn)對有關(guān)工作通知如下：
一、成立組織，健全網(wǎng)絡(luò)
各立檔單位要高度重視，充分認識檔案管理工作在學(xué)校工作中的基礎(chǔ)性作用，強化組織領(lǐng)導(dǎo)，明確一名分管領(lǐng)導(dǎo)，配備專（兼）職檔案管理人員，建立健全學(xué)校檔案管理網(wǎng)絡(luò)，確保學(xué)校檔案工作正常開展，學(xué)校各種檔案得到安全保管。
二、建立制度，張貼上墻
各立檔單位要按照學(xué)校檔案管理要求，結(jié)合學(xué)校工作實際，建立健全學(xué)校檔案管理人員崗位職責、收集整理、借閱利用、移交、保密等工作制度，檔案管理組織網(wǎng)絡(luò)和制度規(guī)范上墻，明確學(xué)校檔案的歸檔范圍，及時將學(xué)校各門類檔案收集歸檔，抓好規(guī)章制度落實。
三、配齊設(shè)備，滿足需求
各立檔單位要建立綜合檔案室，集中統(tǒng)一保管各門類檔案，分別設(shè)置檔案辦公用房、整理用房、檔案閱覽用房和檔案庫房，根據(jù)工作需要設(shè)置展覽用房、檔案數(shù)字化用房等。綜合檔案室要配備適應(yīng)學(xué)校檔案工作開展和滿足學(xué)校檔案安全管理的設(shè)施設(shè)備，做好防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等檔案防護工作。
四、收集齊全，規(guī)范管理
1.遵照“誰形成誰整理”的原則，各立檔單位要按照歸檔范圍，對本單位在學(xué)校工作中形成的檔案及時做好收集整理，上一年度形成的檔案一般在本年度6月30日前完成整理歸檔。
2.應(yīng)歸檔的文件材料應(yīng)全部移交本單位檔案室歸檔，歸檔文件材料需齊全完整、真實有效（正文、底稿、簽章、簽字等），剔除重復(fù)出現(xiàn)的佐證資料、重份文件等。
3.檔案分類科學(xué)、便于查找利用，整理規(guī)范、目錄齊全、排列整齊，實行計算機檢索。
五、強化責任，狠抓落實
縣教育局將定期對學(xué)校檔案工作進行督辦、檢查、考核、驗收，與縣檔案主管部門建立聯(lián)合督查機制，督促指導(dǎo)各學(xué)校抓好檔案工作；縣檔案局配合縣教育局研究制定學(xué)校檔案實施細則、管理辦法，開展試點和培訓(xùn)，加強學(xué)校檔案工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)，參與聯(lián)合督查，促進學(xué)校檔案管理工作有序開展。
附件：1.檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組
2.檔案管理網(wǎng)絡(luò)
3.檔案分類大綱
4.檔案管理制度
5.檔案安全應(yīng)急預(yù)案
太和縣教育局 太和縣檔案局
2023年7月14日
附件1
檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組
組 長： ×××
副組長： ×××
成 員： ××× ×××
××× ×××
××× ×××
××× ×××
××× ×××
××× ×××
附件2
檔案管理網(wǎng)絡(luò)
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分 管 領(lǐng) 導(dǎo)： × × × |
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綜合檔案室負責人： × × × |
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專 職 檔 案 員： × × × |
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辦 公 室 |
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總 務(wù) 處 |
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教 務(wù) 處 |
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教 科 室 |
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× 科 室 |
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× × × |
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× × × |
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× × × |
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× × × |
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× × × |
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附件3
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學(xué)校檔案分類大綱 |
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文書檔案WS |
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科技檔案 KJ |
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會計檔案 KU |
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專業(yè)檔案 ZY |
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照片檔案 ZP |
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錄音檔案 LY |
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錄像檔案 LX |
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實物檔案 SW |
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×× 檔案 |
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教學(xué)科研檔案KY |
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基本建設(shè)檔案JJ |
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設(shè)備儀器檔案 SB |
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會計報表 01 |
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會計賬簿 02 |
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會計憑證 03 |
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其他
04 |
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教學(xué)管理檔案 JX |
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教師業(yè)務(wù)檔案 JS |
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學(xué)籍檔案XJ |
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×× 檔案 |
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×× 檔案 |
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附件4
檔案管理制度
檔案人員崗位責任制
1.認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《機關(guān)檔案管理規(guī)定》、《安徽省檔案條例》等法律法規(guī)和檔案業(yè)務(wù)標準、規(guī)范以及本單位有關(guān)檔案管理制度。
2.負責本單位形成的各種門類、各種載體的檔案及有關(guān)資料的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用工作。
3.忠于職守，努力提高業(yè)務(wù)水平，做好學(xué)校檔案服務(wù)工作，為各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
4.做好本單位檔案保密、查借閱登記和庫房“九防”工作，確保學(xué)校檔案的完整與安全。
文件材料收集整理制度
1.應(yīng)當依據(jù)制定的文件材料歸檔范圍及保管期限表所劃定的歸檔范圍，認真做好各類文件材料的收集歸檔工作。
2.各類文件材料于次年6月底前完成歸檔，并移交綜合檔案室。
3.歸檔文件材料要收集齊全完整，做好分類，剔除不應(yīng)歸檔材料，區(qū)分保管期限，做到類目明確，條理清晰。
4.歸檔文件的制成材料應(yīng)能夠長久保存，用墨、用紙符合相關(guān)標準。
5.歸檔的文件材料應(yīng)為原件，復(fù)印件需要加蓋公章。
6.歸檔時應(yīng)按規(guī)定履行交接手續(xù)。
檔案借閱利用制度
1.外單位人員查閱須持正式介紹信并表明查閱內(nèi)容和目的，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準后方可查閱；本機關(guān)人員查閱檔案限于與本職工作有關(guān)的檔案，特殊情況需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。
2.查檔人員，必須履行登記手續(xù)。
3.查檔人員不得將檔案原件拆疊、卷曲、圈點、劃杠、涂改、批注、污損，不得撕毀、抽取檔案原件。
4.復(fù)制、抄錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意并加蓋公章，方能有效。
5.檔案管理人員要做到熱情接待，耐心查找，做好服務(wù)工作，最大限度地發(fā)揮檔案的作用。
檔案移交制度
1.本單位形成的文件材料辦理完畢后，由辦公室集中收集，按時歸檔。
2.各科室、部門形成的文件材料，由各科室、部門分別收集、整理、立卷，并于次年六月底前將案卷及目錄一并移交綜合檔案室歸檔。
3.移交檔案時，編制檔案移交清冊一式二份，交接雙方須在移交清冊上簽名分別保存，并當場清點核對所移交檔案。
4.檔案人員工作調(diào)動時，應(yīng)及時辦理交接手續(xù)。
檔案保密制度
1.存放檔案須在專用庫房，庫房須安全、牢固，門窗要加固。
2.檔案工作人員和檔案利用人員，必須認真執(zhí)行《保密法》及有關(guān)保密管理規(guī)定，對涉密檔案管理按國家涉密管理規(guī)定執(zhí)行。
3.明確不同密級檔案的使用范圍和借閱辦法并嚴格遵守。
4.檔案管理和利用過程中，不得在公共場所、家庭、信件、電話、網(wǎng)絡(luò)中談?wù)?、書寫密級檔案內(nèi)容。
5.不得私自摘抄、外傳、出售、銷毀密級文件和資料。
6.檔案工作人員在調(diào)離工作前，必須將檔案、資料逐件點交清楚，離職后對所了解的機密情況不得泄漏。
7.如發(fā)生檔案丟失或泄密情況，必須及時上報，立即追查，并采取補救措施，嚴肅處理相關(guān)責任者。
檔案室出入管理制度
1.非檔案管理人員或未經(jīng)許可，不準擅自進入檔案室。
2.查閱檔案資料須履行登記手續(xù)，并在指定地點閱覽，閱覽完畢應(yīng)立即歸還。檔案原件一般不外借，如特殊需要，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可借閱，時間不得超過5天。
3.對文件材料進行分類，歸檔材料必須齊全完整、層次分明、類別準確，符合其形成規(guī)律。
4.檔案柜要按類、按序編號，整齊排列，便于查找；按規(guī)定編制檔案紙質(zhì)目錄，并建立規(guī)范的電子目錄數(shù)據(jù)庫。
5.檔案室須專人管理，妥善保管鑰匙，離開檔案室時，必須檢查好門、窗，加強防范措施。
6.定期檢查檔案資料的保存情況，如發(fā)現(xiàn)損壞、霉變、蟲蛀，立即采取治理修復(fù)措施。
7.檔案室內(nèi)嚴禁吸煙、點火、存放易燃、易爆等有害有毒物品。
8.檔案室應(yīng)保持清潔衛(wèi)生、通風(fēng)干燥，要有防光、防盜、防高溫、防火、防潮、防塵、防有害生物、防污染等安全措施，定期檢查電氣設(shè)備、消防器材等設(shè)施，保證安全可靠。
9.對檔案室的檔案資料要做到勤檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告，并采取必要的措施。
附件5
檔案安全應(yīng)急預(yù)案
為有效預(yù)防、及時控制和迅速消除檔案突發(fā)災(zāi)害事件，確保檔案資源安全，根據(jù)《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合工作實際，特制定本預(yù)案。
一、工作原則
預(yù)防為主、檔案為重、應(yīng)急聯(lián)動。
二、適用范圍
本預(yù)案中所指災(zāi)害為自然災(zāi)害和突發(fā)性事故。自然災(zāi)害包括水災(zāi)、地震等。突發(fā)性事故包括火災(zāi)、檔案丟失、檔案被盜、檔案泄密、檔案服務(wù)器系統(tǒng)崩潰等。上述災(zāi)害如對檔案造成威脅，出現(xiàn)險情，應(yīng)及時組織搶救。
三、組織領(lǐng)導(dǎo)
成立檔案安全應(yīng)急小組，××領(lǐng)導(dǎo)×××任組長，××領(lǐng)導(dǎo)×××任副組長，各股室負責人任成員。負責部署、檢查檔案安全工作;宣布應(yīng)急狀態(tài)的啟動和解除;全面指揮調(diào)動應(yīng)急工作隊，調(diào)配應(yīng)急資源，按程序?qū)嵤?yīng)急搶險。
四、工作目標
1.采取最有效措施消除對檔案資料的安全威脅。
2.保護未受損的檔案資料。
3.搶救已受損的檔案資料。
五、工作重點
(一)重點區(qū)域為檔案庫房;
(二)搶救順序
1.文書檔案;2.會計檔案;3.科技檔案;4.聲像檔案;5.專業(yè)檔案;6.實物檔案;7.檔案目錄和檢索工具。
六、應(yīng)急保障措施
1.建立健全應(yīng)急安全培訓(xùn)制度，加強安全教育，增強防災(zāi)減災(zāi)意識，定期組織安全應(yīng)急演練。
2.健全與消防隊等專業(yè)隊伍的聯(lián)動機制。當災(zāi)害發(fā)生時，能夠協(xié)助專業(yè)部門開展自救互助，最大限度減少損失。
3.搶險救災(zāi)小組成員應(yīng)熟悉搶險崗位、職責及救災(zāi)設(shè)備存放位置、使用方法。
4.完善搶險救災(zāi)器材配置，保障后勤供給。消防器材定期檢測更換，保證消防通道暢通。
5.定期安排專業(yè)人員對檔案室各類設(shè)備進行檢測，確保其正常運轉(zhuǎn)。
6.檔案庫房、辦公室嚴禁吸煙、使用明火，嚴禁存放易燃易爆物品。
7.檔案庫房實行專人管理，非庫房管理員未經(jīng)允許不得出入庫房。
8.庫房管理員對進、出庫房的檔案要逐卷清點，加強對利用檔案的監(jiān)控，利用完畢應(yīng)及時檢查，歸還上架。
9.選擇安全可靠的檔案軟件系統(tǒng)和存儲設(shè)備，對電子數(shù)據(jù)實行實時備份，定期開展重要檔案數(shù)據(jù)異地備份。
七、應(yīng)急預(yù)案
(一)一般性災(zāi)害操作步驟
1.發(fā)現(xiàn)檔案室有異味或墻面、地面、暖氣漏水等現(xiàn)象，應(yīng)立即報告領(lǐng)導(dǎo)小組，查找險源。如險情不大，能自行處理的，要立即采取切實可行的辦法迅速排除險情。事后，將發(fā)現(xiàn)險情及排除情況上報，查明原因，堵塞漏洞。
2.發(fā)生蟲害、鼠害時，庫房管理員應(yīng)立即采取措施，對檔案進行消毒、殺蟲滅鼠處理，防止交叉感染;對受損檔案及時進行修復(fù)，并將情況及時上報。
(二)較大災(zāi)害操作步驟
1.較大火情
(1)發(fā)現(xiàn)火情立即發(fā)出警報，提醒滅火和疏散，同時切斷電源，向領(lǐng)導(dǎo)小組匯報。
(2)搶險救災(zāi)隊利用附近的移動消防器材進行滅火，同時撥打消防報警電話，明確說明受災(zāi)地點。
(3)在可能的情況下，組織實施檔案資料搶救搬運工作。發(fā)生小范圍局部火情時，轉(zhuǎn)移至同樓層安全區(qū)域;火情嚴重時，轉(zhuǎn)移至樓外安全區(qū)域。檔案轉(zhuǎn)移應(yīng)由專人負責。
(4)及時向消防人員介紹險情，一切聽從其專業(yè)指揮。
2.較大水情
(1)發(fā)現(xiàn)進水情況，應(yīng)立即通知領(lǐng)導(dǎo)小組，同時迅速切斷水源，立即啟用工具、設(shè)備排水。
(2)迅速組織人員查找原因，堵塞漏洞。
(3)領(lǐng)導(dǎo)小組視檔案庫房進水情況，確定檔案轉(zhuǎn)移處理意見，立即組織實施。檔案轉(zhuǎn)移由專人負責。
(4)當遇強降雨時，庫房管理員必須及時檢查庫房滲漏情況。發(fā)現(xiàn)嚴重滲漏，應(yīng)立即向領(lǐng)導(dǎo)小組報告，派專人搶修和維護，庫房管理員負責滲漏范圍內(nèi)的檔案處理。
3.檔案被盜、泄密
(1)應(yīng)及時保護案發(fā)現(xiàn)場，向領(lǐng)導(dǎo)小組報告。
(2)向公安機關(guān)報案，積極提供破案線索。
(3)檔案員提供準確的失竊、泄密檔案種類、數(shù)量等情況。
(4)查明原因，追究責任，總結(jié)改進。
(三)重大災(zāi)害操作步驟
發(fā)生威脅檔案安全，同時又傷害人身安全的災(zāi)害，如雷擊、地震、庫房崩塌等重大情況時，可按上述較大災(zāi)害搶險步驟進行排除。若險情危及到供水、供電、通信等自身不能處理時，應(yīng)及時通知有關(guān)部門進行搶險工作。
八、非工作時間責任人及責任
落實24小時值班和領(lǐng)導(dǎo)帶班制度，確保通信暢通。如雙休日、節(jié)假日時間出現(xiàn)災(zāi)情，值班人員及帶班領(lǐng)導(dǎo)為直接救災(zāi)責任人，其責任是:
1.迅速撥打電話報警。
2.電話通知單位領(lǐng)導(dǎo)或其它責任人。
3.工作隊員接到救助電話應(yīng)迅速到達指定地點。
4.在不危害人身安全的情況下，阻止災(zāi)情。
5.在公安、消防、供電及其它搶險人員到來后，及時指明災(zāi)險部位。
6.搶險結(jié)束后，報告災(zāi)情情況。
九、災(zāi)后工作
1.搶救能夠補救和修復(fù)的檔案、資料。
2.將災(zāi)害發(fā)生原因、造成損失及處理結(jié)果迅速上報。
3.根據(jù)情況對搶險救災(zāi)有功人員進行表彰，對有關(guān)事故責任人按有關(guān)規(guī)定嚴肅處理。
