重慶市交通局關(guān)于印發(fā)
《重慶市公路建設(shè)項目檔案管理辦法》的通知
渝交規(guī)〔2023〕6號
各區(qū)縣（自治縣）交通局、兩江新區(qū)城市管理局、萬盛經(jīng)開區(qū)交通局、高新區(qū)城市建設(shè)事務中心，市公路事務中心、交通執(zhí)法總隊、交通規(guī)劃和技術(shù)中心，各有關(guān)單位：
現(xiàn)將《重慶市公路建設(shè)項目檔案管理辦法》印發(fā)你們，請認真貫徹執(zhí)行。
重慶市交通局
2023年8月3日
重慶市公路建設(shè)項目檔案管理辦法
第一章 總則
第一條 為加強和規(guī)范重慶市公路建設(shè)項目檔案管理工作，確保公路建設(shè)項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范、安全，更好的為公路建設(shè)事業(yè)服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《公路建設(shè)項目文件材料立卷歸檔管理辦法》、《交通檔案管理辦法》等規(guī)定，結(jié)合重慶市實際，制定本辦法。
第二條 本辦法適用于由全市各級交通主管部門審批的新建、改建和擴建公路建設(shè)項目的檔案管理。
第三條 本辦法所稱公路建設(shè)項目文件，是指在公路建設(shè)項目中，自項目立項審批（核準）至竣工驗收全過程產(chǎn)生的，反映項目質(zhì)量、進度、費用和安全管理等基本情況的文字、圖表、音像等各種形式的歷史記錄。
本辦法所稱公路建設(shè)項目檔案，是指建設(shè)單位及其他參建單位按照項目檔案組卷要求，經(jīng)過系統(tǒng)整理并歸檔的對工程管理、維護、改建和擴建具有保存、查考利用價值的項目文件。
本辦法所稱參建單位，是指參與公路項目建設(shè)的所有單位，包括建設(shè)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、試驗檢測、設(shè)備制造等單位。
本辦法所稱市級公路建設(shè)項目，是指由市交通主管部門審批施工圖設(shè)計或指定由市級負責監(jiān)管的公路建設(shè)項目。
第二章 管理職責及工作要求
第四條 各級交通主管部門根據(jù)統(tǒng)一領(lǐng)導、分級負責的原則，依法對所轄公路建設(shè)項目檔案工作進行管理，同時接受公路建設(shè)項目所在地上級和同級檔案主管部門的監(jiān)督和指導。
第五條 重慶市交通工程檔案館負責全市公路建設(shè)項目檔案行業(yè)管理事務性工作；承擔市級公路建設(shè)項目檔案的登記辦理、檢查指導、接收保管等，對市級公路建設(shè)項目電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)工作進行指導，對區(qū)縣（自治縣）交通主管部門管轄的公路建設(shè)項目檔案工作進行業(yè)務指導。
區(qū)縣（自治縣）公路建設(shè)項目檔案管理機構(gòu)根據(jù)職責承擔本轄區(qū)公路建設(shè)項目檔案的管理工作。
第六條 建設(shè)單位的職責：
（一）建設(shè)單位對項目檔案工作負總責，實行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標準。業(yè)務上接受交通主管部門和檔案主管部門的監(jiān)督和指導。
（二）建立健全項目檔案管理制度，負責對其他參建單位項目檔案工作進行組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、檢查、指導，組織檔案初步驗收工作，組織項目檔案人員檔案業(yè)務培訓；做好公路建設(shè)項目檔案管理登記工作。
（三）負責本單位形成的項目文件及立項審批、勘察、設(shè)計、科研文件等外部文件的收集、整理和歸檔工作；負責項目檔案的接收、保管、利用和移交工作。
第七條 其他參建單位職責：
（一）按照行業(yè)標準以及建設(shè)單位的相關(guān)要求，負責本單位在項目建設(shè)過程中形成的各種文件的收集、整理和歸檔工作，并按要求向建設(shè)單位進行移交。
（二）監(jiān)理單位應對所監(jiān)理的設(shè)計、施工等其他參建單位項目文件形成、收集和整理歸檔工作進行監(jiān)督、檢查，在檔案初步驗收前向建設(shè)單位提交項目檔案質(zhì)量審核意見。
第八條 公路建設(shè)項目的參建單位應高度重視項目檔案工作：
（一）各單位應加強建設(shè)項目檔案管理，明確項目檔案工作的分管領(lǐng)導，設(shè)立或明確與項目建設(shè)管理相適應的檔案管理機構(gòu)，并配備滿足項目檔案管理工作需要的檔案人員，檔案人員應經(jīng)過業(yè)務培訓，在項目建設(shè)期間保持穩(wěn)定。
（二）公路建設(shè)項目檔案管理工作費用應納入項目建設(shè)與管理的概算、招投標和各項合同之中，并將檔案管理工作納入工程合同管理。建設(shè)單位與其他參建單位簽訂合同、協(xié)議時，應當設(shè)立專門條款，明確項目文件管理責任，包括項目文件形成的質(zhì)量要求、歸檔范圍、歸檔時間、歸檔套數(shù)、整理標準、介質(zhì)、格式、費用及違約責任等內(nèi)容。檔案工作經(jīng)費應?？顚Ｓ谩?/span>
（三）項目檔案工作應融入項目建設(shè)，將項目文件的形成、積累、整理和歸檔工作納入項目建設(shè)管理程序，建立、完善相應的檢查及考核措施；建立健全有關(guān)業(yè)務制度，保證檔案管理與工程建設(shè)同步進行，并保證項目文件材料收集完整、整理規(guī)范和保管安全；建立單獨的檔案室或庫房，配備設(shè)施設(shè)備。
（四）建設(shè)單位應做好項目檔案管理登記工作，分別于開工后6個月內(nèi)和檔案通過專項驗收后1個月內(nèi)完成項目檔案管理登記，保證登記全面、填報準確、上報及時。
（五）對于市級公路建設(shè)項目，建設(shè)單位應將項目檔案信息化納入項目建設(shè)計劃、項目領(lǐng)導責任制和項目管理信息化建設(shè)，并納入招投標要求，納入合同、協(xié)議，納入驗收要求。其他參建單位應按要求開展項目電子文件歸檔及電子檔案管理工作，并保障項目電子檔案真實性、完整性、可用性、安全性。鼓勵其他項目根據(jù)需求開展信息化工作。
第三章 項目文件的形成、收集與整理
第九條 項目文件編制應符合國家、行業(yè)有關(guān)技術(shù)規(guī)范和標準的規(guī)定。文件應格式規(guī)范、內(nèi)容完整準確、清晰整潔、編號規(guī)范、簽字及蓋章手續(xù)完備并滿足耐久性要求；歸檔的項目文件應為原件，因故用復制件歸檔時，應進行說明或加蓋復制件提供單位的公章或檔案證明章，確保與原件一致。
第十條 竣工圖由施工單位負責編制，編制完成后由監(jiān)理單位進行審核、建設(shè)單位進行復核?？⒐D應完整、準確、規(guī)范、清晰、修改到位，真實反映項目建設(shè)竣工時的實際情況。
第十一條 工程重要活動及事件、原始地形地貌、建設(shè)過程中的工程形象進度、隱蔽工程、關(guān)鍵節(jié)點工序、重要部位、地質(zhì)及施工缺陷處理、工程質(zhì)量、安全事故、重要芯樣等應形成照片和視頻文件，圖像電子文件、視頻電子文件應主題突出、曝光準確、影像清晰。
第十二條 項目建設(shè)過程中形成的、具有查考價值的各種形式和載體的項目文件均應收集齊全。
第十三條 項目文件整理應遵循文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，分類科學，組卷合理，便于保管和利用。
第十四條 項目檔案應完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范、安全，真實記錄和準確反映建設(shè)項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工及驗收等全過程的實際情況，圖物相符、技術(shù)數(shù)據(jù)可靠，滿足項目建設(shè)管理和運行維護等活動在證據(jù)、責任和信息等方面的需要。
第十五條 市級公路建設(shè)項目的歸檔范圍（含進館范圍）、整理細則由市交通主管部門另行規(guī)定。
第四章 項目檔案驗收
第十六條 公路建設(shè)項目檔案驗收包括階段性檢查、初步驗收、專項驗收三個階段。
第十七條 階段性檢查是由公路建設(shè)項目檔案管理機構(gòu)組織，聯(lián)合質(zhì)量安全監(jiān)管執(zhí)法機構(gòu)，邀請相關(guān)行業(yè)技術(shù)專家，對其他參建單位形成文件材料的編制、收集、整理情況進行核驗，及時發(fā)現(xiàn)并糾正相關(guān)問題。階段性檢查意見及整改情況應歸檔備查。
第十八條 公路建設(shè)項目檔案初步驗收是公路建設(shè)項目交工驗收的重要組成部分，未經(jīng)檔案初步驗收或檔案初步驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的交工驗收。
第十九條 項目檔案初步驗收內(nèi)容為交工驗收范圍內(nèi)的施工文件、監(jiān)理文件歸檔情況。
第二十條 檔案初步驗收條件：施工單位、監(jiān)理單位已完成交工驗收范圍內(nèi)合同約定的各項內(nèi)容；施工單位、監(jiān)理單位已按相關(guān)標準完成項目文件收集、分類、組卷、編目等工作；監(jiān)理單位完成對施工單位項目文件的編制、收集和整理等工作的監(jiān)督和檢查，并向建設(shè)單位提交項目文件質(zhì)量審核意見。
第二十一條 建設(shè)單位在項目交工驗收前，應對施工文件、監(jiān)理文件歸檔情況以會議形式組織驗收，驗收會由建設(shè)單位組織，驗收組組長由建設(shè)單位人員擔任，驗收組成員一般為不少于5人的單數(shù)。
第二十二條 初步驗收合格的，由驗收組出具檔案初步驗收意見，作為交工驗收文件的一部分；初步驗收不合格的，由建設(shè)單位組織相關(guān)單位對存在問題進行整改后重新組織驗收。
第二十三條 公路建設(shè)項目檔案專項驗收是公路建設(shè)項目竣工驗收的重要組成部分，未經(jīng)檔案專項驗收或檔案專項驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收。
第二十四條 申請項目檔案專項驗收條件：
（一）已按規(guī)定進行項目檔案登記。
（二）在交工驗收階段完成了對施工、監(jiān)理單位的檔案審查并形成檢查報告；完成了建設(shè)項目整體檔案自檢工作、自檢發(fā)現(xiàn)的問題整改完畢并形成自檢報告。
（三）項目檔案已按交通行業(yè)主管部門的相關(guān)規(guī)定完成編制工作。
第二十五條 符合檔案專項驗收條件的，建設(shè)單位應及時向交通主管部門提出項目檔案專項驗收申請；申請建設(shè)項目檔案專項驗收，需提交項目檔案專項驗收申請報告、申請表、建設(shè)項目檔案自檢報告或建設(shè)項目檔案審查意見、檔案案卷目錄。
第二十六條 項目檔案專項驗收范圍：項目建設(shè)過程中參建單位形成的所有項目檔案。
第二十七條 項目檔案專項驗收的組織
經(jīng)交通運輸部審批初步設(shè)計的公路項目，其項目檔案專項驗收組織根據(jù)交通運輸部相關(guān)管理規(guī)定執(zhí)行。
市級公路建設(shè)項目的檔案專項驗收由市交通主管部門組織。驗收組由市交通主管部門、市檔案主管部門、重慶市交通工程檔案館及項目質(zhì)量安全監(jiān)督執(zhí)法機構(gòu)等相關(guān)單位及有關(guān)專家共同組成，組長由市交通主管部門人員擔任，項目檔案專項驗收組成員一般為不少于5人的單數(shù)。
其他公路建設(shè)項目，由項目所在地交通主管部門組織。
第二十八條 專項驗收合格的，由驗收組出具驗收意見，并納入竣工驗收報告；專項驗收不合格的，由建設(shè)單位組織相關(guān)單位對存在問題進行整改后重新組織驗收。
第五章 項目檔案的移交
第二十九條 項目檔案初步驗收合格后，其他參建單位應及時將項目檔案、案卷目錄和案卷編制說明向建設(shè)單位移交。建設(shè)單位在項目通過竣工驗收3個月內(nèi)，向公路建設(shè)項目檔案管理機構(gòu)移交一套符合規(guī)定的項目檔案，辦理移交手續(xù)。
案卷編制說明內(nèi)容包括本合同段項目建設(shè)內(nèi)容、檔案整理執(zhí)行的標準、項目檔案整理情況及案卷數(shù)量、竣工圖編制質(zhì)量及其他需要說明的問題。
第三十條 移交檔案要求：
（一）本辦法頒布之前已交（竣）工項目，項目檔案未進行數(shù)字化掃描的，根據(jù)需要按交通主管部門的相關(guān)規(guī)定移交紙質(zhì)檔案及其數(shù)字化掃描的副本；如項目檔案已全部進行數(shù)字化掃描，需移交全部檔案的數(shù)字化副本，紙質(zhì)檔案按交通主管部門的相關(guān)規(guī)定進行移交。
（二）自本辦法頒布之日起，新交工項目檔案按照要求對部分檔案進行數(shù)字化掃描，并按照交通主管部門的相關(guān)規(guī)定移交紙質(zhì)檔案和項目檔案的數(shù)字化副本。
（三）項目檔案移交前，應重新編制檔號，使用符合國家和行業(yè)要求的檔案盒等裝具。
第三十一條 移交雙方在檔案核對無誤后，辦理項目檔案移交手續(xù)，明確檔案移交的內(nèi)容、卷數(shù)、圖紙張數(shù)等，并有完備的移交清冊、簽字等交接手續(xù)。
第三十二條 移交單位要制作項目檔案管理卷，即項目概況、標段劃分、參建單位歸檔情況說明、檔案收集整理情況說明、交接清冊等有關(guān)材料組成的專門案卷，并作為項目檔案歸檔。
第三十三條 按照交通運輸部相關(guān)要求，需向交通運輸部檔案館移交的建設(shè)項目檔案，建設(shè)單位應按規(guī)定進行移交。
第六章 公路建設(shè)項目電子檔案要求
第三十四條 市級公路建設(shè)項目的建設(shè)單位應當統(tǒng)籌組織其他參建單位共同參與積極推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與項目辦公自動化系統(tǒng)和質(zhì)檢、試驗、計量等業(yè)務系統(tǒng)互相銜接。應對電子文件歸檔與電子檔案管理系統(tǒng)進行把關(guān)。電子文件歸檔與電子檔案管理工作應納入檔案專項驗收內(nèi)容。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用，符合條件并通過單套制評審的建設(shè)項目檔案可按有關(guān)規(guī)定實行電子檔案單套制管理。
第三十五條 部分無法形成電子檔案的文件，需掃描后傳入檔案管理系統(tǒng)。項目檔案數(shù)字化的掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接等應符合《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31）的規(guī)定。數(shù)字化工作參照《重慶市紙質(zhì)檔案數(shù)字化實施細則》，按照檔案接收單位的要求進行。數(shù)字化形成的電子檔案要與紙質(zhì)文件內(nèi)容上保持一致，并建立關(guān)聯(lián)，納入驗收范圍，做好移交。
第三十六條 建設(shè)單位應當在項目竣工驗收后3個月內(nèi)，向使用單位移交項目電子檔案和查閱工具，同時向公路建設(shè)項目檔案管理機構(gòu)移交列入接收范圍的項目電子檔案。
第三十七條 關(guān)于建設(shè)項目電子檔案管理的其他要求按《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》（DA/T 28）及國家和地方相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第七章 附則
第三十八條 本辦法由市交通主管部門負責解釋。
第三十九條 本辦法自發(fā)布之日起施行。
