海南省水務廳 海南省檔案局
關于印發(fā)《海南省水利工程移民檔案管理實施細則(試行)》的通知
瓊水規(guī)范〔2023〕2號
各市縣人民政府，省發(fā)展控股有限公司、省農(nóng)墾投資控股集團有限公司：
為加強我省水利工程移民檔案工作，規(guī)范移民檔案收集管理，充分發(fā)揮移民檔案的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《大中型水利水電工程建設征地補償和移民安置條例》《水利水電工程移民檔案管理辦法》等有關法律、法規(guī)和規(guī)章，結合我省水利工程移民工作實際，制定了《海南省水利工程移民檔案管理實施細則(試行)》，現(xiàn)予印發(fā)，請遵照執(zhí)行。
海南省水務廳 海南省檔案局
2023年7月21日
(此件主動公開)
海南省水利工程移民檔案管理實施細則(試行)
第一章 總 則
第一條 為加強水利工程移民檔案工作，規(guī)范移民檔案管理，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《大中型水利水電工程建設征地補償和移民安置條例》《水利水電工程移民檔案管理辦法》等有關法律、行政法規(guī)和規(guī)章，結合海南省水利工程移民工作實際，制定本細則。
第二條 本細則適用于海南省大中型水利工程移民檔案(以下簡稱“移民檔案”)管理實施工作，小型水利工程移民檔案管理參照執(zhí)行。
第三條 本細則所稱的移民檔案是指在水利工程移民工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄，是反映移民工作過程的重要憑證。
第四條 移民檔案工作是水利工程移民工作的重要組成部分，是留史存證、規(guī)范管理、支撐監(jiān)管、維護各方合法權益、保障移民工作順利進行和社會長治久安的一項基礎性工作。
第五條 各級檔案主管部門、項目主管部門、大中型水利工程移民行政管理機構(以下簡稱移民管理機構)、水利工程項目法人(以下簡稱項目法人)、組織和實施單位、移民設計、監(jiān)督評估、移民單項工程監(jiān)理、專業(yè)項目遷建等參與移民工作的相關單位(以下簡稱相關單位），應加強對移民檔案工作的管理，采取有效措施確保移民檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用。
第六條 相關單位要明確負責移民檔案管理的部門和從事移民檔案管理的人員，保障移民檔案工作所需資金、庫房及其它設施、設備等條件。相關單位)，應加強對移民檔案工作的管理，采取有效措施確保移民檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用。
第二章 職能職責
第七條 海南省水利工程移民檔案工作實行“誰產(chǎn)生，誰收集，誰整理”的原則和“統(tǒng)一領導、分級管理、縣為基礎、項目法人監(jiān)督指導”的管理體制。
第八條 各級檔案主管部門負責對本行政區(qū)域內移民檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調和監(jiān)督指導。各級移民管理機構負責本行政區(qū)域內移民檔案工作的組織實施和監(jiān)管，并做好本級移民檔案工作。
項目法人負責移民檔案的監(jiān)督管理工作，并做好本單位移民檔案工作，監(jiān)督和指導相關單位做好移民檔案收集、整理、歸檔或移交工作。
第九條 市縣移民管理機構、項目法人及相關單位應將移民檔案工作納入移民工作計劃和工作程序，納入單位及其人員的工作職責并進行考核。
第十條 移民檔案工作應與移民工作實行同步管理，做到同部署、同實施、同檢查、同驗收。
第十一條 在相關征地移民業(yè)務招標文件中應明確移民檔案管理要求。與參建單位簽訂合同、協(xié)議時，應設立專門章節(jié)或條款，明確移民文件管理責任，包括檔案形成的質量要求、歸檔范圍、歸檔時間、歸檔套數(shù)、整理標準、介質、移交時限、格式、費用及違約責任等內容。移民監(jiān)督評估合同條款還應明確移民監(jiān)督評估單位對所監(jiān)督評估項目的文件和檔案的檢查、審查和指導責任。
第十二條 移民檔案形成單位應建立健全移民檔案工作制度與業(yè)務規(guī)范，采取有效措施及時做好移民檔案的歸檔工作，確保移民檔案的完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范與安全。
第十三條 在移民工作過程中，應做好反映移民工作重要階段或成果的照片、錄音、錄像等聲像材料的收集、整理和歸檔工作。在實物指標調查、原址原貌、搬遷安置、庫底清理、補償領款等重要活動或節(jié)點，應有相應的聲像材料歸檔。
第十四條 市縣移民管理機構、項目法人及相關單位，應組織開展移民檔案人員的業(yè)務培訓，并適時組織移民檔案工作交流。
第十五條 市縣移民管理機構、項目法人及相關單位，應采用現(xiàn)代信息技術，加強對移民檔案信息管理，使移民檔案管理與本單位信息化建設同步發(fā)展，確保移民檔案的有效利用。
第三章 項目文件形成要求
第十六條 移民工程項目文件內容必須真實、準確，與工程實 際相符;應格式規(guī)范、內容準確、文字清晰、頁面整潔、編號規(guī)范、簽字及蓋章完備，滿足耐久性要求。
第十七條 歸檔的項目文件應為原件。因故使用復制件歸檔時，應加蓋復制件提供單位公章或檔案證明章，確保與原件一致，并在備考表中備注原件所在位置。
第十八條 竣工圖是項目文件的重要組成部分，一般由施工單 位負責編制，須符合相關行業(yè)竣工圖編制要求。
第十九條 移民工程項目文件應在文件辦理完畢后及時收集， 并實行預立卷制度。工程建設過程中形成的、具有查考利用價值的各種形式和載體的項目文件均應收集齊全，并依據(jù)歸檔范圍確定其是否歸檔。
第四章 歸檔范圍及整理要求
第二十條 移民檔案形成單位(部門)是歸檔工作的直接責任人，應具體負責將各類應歸檔文件材料進行全面收集、系統(tǒng)整理，并按規(guī)定向當?shù)貦n案管理部門和項目法人歸檔或移交。
任何部門、單位和個人均不得以任何借口將應歸檔文件材料據(jù)為己有或拒絕按時歸檔或移交。
第二十一條 移民檔案的保管期限依據(jù)保存價值分為永久、30年、10年。
第二十二條 移民工作過程中形成的文件材料包括：移民安置前期工作、移民安置實施工作、水庫移民后期扶持工作、移民工作管理監(jiān)督、征地移民資金財務管理等方面的文件材料等。不同文件材料的檔案保管期限具體參照《海南省水利工程移民檔案歸檔范圍與保管期限表》(見附件1)。
第二十三條 移民檔案實行分類管理。移民檔案整理應遵循維護檔案材料原貌，保持文件材料之間的有機聯(lián)系和成套性特點，便于保管和方便利用的原則。歸檔文件材料應以項目為 單位進行整理，不同項目的文件材料應分類標識、分別組卷。 具體參照《移民檔案整理方法》(見附件2)。
第二十四條 項目法人在移民工作過程中形成的相關文件材料，應納入有關職能部門的歸檔范圍進行收集、整理和歸檔，并同接收的征地移民檔案，統(tǒng)一納入建設項目檔案范疇進行管理。
第五章 電子檔案管理要求
第二十五條 各單位應當加強檔案信息化工作，將移民檔案信息化工作納入項目檔案信息化總體規(guī)劃。檔案信息化工作應當與項目建設協(xié)調配合，實現(xiàn)系統(tǒng)互聯(lián)互通，資源共享利用，并采取措施保障檔案信息安全。
第二十六條 相關單位可按照相關標準規(guī)范開展數(shù)字檔案館(室)建設，統(tǒng)籌傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作，不斷提升檔案信息化水平。
第二十七條 各單位應按照國家有關規(guī)定及《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T18894-2002)等標準規(guī)范開展電子文件歸檔與電子檔案管理工作，建立管理制度，配備軟硬件設施，完善電子檔案管理系統(tǒng)。
第二十八條 各單位應積極推進電子檔案管理系統(tǒng)建設，系統(tǒng)應當功能完善、適度前瞻，確保電子檔案來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。
第二十九條 電子檔案應當符合真實性、可靠性、完整性、可用性管理要求，采用多種方式備份，采取有效措施嚴防信息篡改、丟失、外泄，確保檔案信息安全。
第三十條 各單位應當建立檔案數(shù)字化常態(tài)機制，有序開展檔案數(shù)字化工作。檔案數(shù)字化應當符合真實性管理要求，數(shù)字化過程的元數(shù)據(jù)應當收集齊全，數(shù)字復制件應當保持原貌并納入電子檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一管理。
第三十一條 涉密檔案進行數(shù)字化、涉密電子文件歸檔與電子檔案管理應當嚴格遵守保密規(guī)定。
第三十二條 各單位通過購買服務方式實現(xiàn)檔案整理、數(shù)字化等輔助性工作的，應加強規(guī)范化管理，并按國家有關規(guī)定執(zhí)行。
第六章 移民檔案保管與驗收
第三十三條 市縣移民管理機構、項目法人及相關單位應加強 移民檔案的保管，采取有效措施做好防火、防盜、防水、防塵、防有害生物、溫濕度控制等保管、保護工作，確保檔案實體與信息安全。
第三十四條 移民檔案驗收是移民安置驗收的重要組成部分。 工程階段性移民安置驗收時，應同步檢查移民檔案的收集、整理情況，移民檔案檢查不合格的，要及時整改;工程竣工移民安置驗收 時，應同步驗收移民檔案，凡移民檔案驗收不合格的，不得通過移民安置驗收。
第三十五條 工程竣工移民安置驗收時，驗收委員會應組成移 民檔案驗收組。移民檔案驗收一般由移民管理機構主持，移民檔案驗收組應由檔案主管部門、驗收組織單位、項目法人及有關單位的 檔案人員和相關專家組成。其組長應為移民驗收委員會成員。移民檔案驗收的主要意見和結論應寫入移民安置驗收報告。
第七章 移民檔案移交
第三十六條 縣級以下移民工作單位形成和接收的檔案，應在移民工作任務完成后三個月內向縣級移民管理機構移交;縣級及縣級以上移民管理機構形成和接收的檔案，應按國家規(guī)定定期向同級國家綜合檔案館移交。
第三十七條 移民實施過程中，移民設計、監(jiān)督評估、勘測定界、專業(yè)項目遷建等單位負責承擔相關征地移民工作業(yè)務形成的移民檔案移交給委托方;各單項工作結束或驗收后，各責任主體單位應將相關的移民檔案移交市縣移民管理機構。
第三十八條 在移民單項工作或移民安置竣工驗收之后的三個月內，市縣移民管理機構應按照國家規(guī)定把有關檔案復制件或掃描的電子文件，提交給項目法人備查。
第三十九條 移民檔案移交時，交接雙方應辦理交接手續(xù)，明確檔案數(shù)量(附文件或案卷目錄清冊)、交接日期，由經(jīng)辦人、負責人簽字，并加蓋單位公章。
第八章 附則
第四十條 本細則由海南省水務廳、海南省檔案局負責解釋。
第四十一條 本細則自發(fā)布之日起 30 日后施行，有效期為三年。
附件:1.海南省水利工程移民檔案歸檔范圍與保管期限表
2.移民檔案整理方法
