市直各單位，局各科室，市公共資源交易中心，各縣（區(qū)）公管局、公共資源交易中心：
現(xiàn)將《六安市公共資源交易平臺(tái)交易項(xiàng)目電子檔案管理暫行規(guī)定（試行）》印發(fā)給你們，請認(rèn)真貫徹執(zhí)行。
六安市公共資源交易監(jiān)督管理局
2022年9月9日
六安市公共資源交易平臺(tái)交易項(xiàng)目電子檔案管理暫行規(guī)定（試行）
第一章 總則
第一條 為進(jìn)一步規(guī)范公共資源交易項(xiàng)目全過程電子文件材料管理，保障電子文件的真實(shí)性、完整性、可靠性和可用性，提升平臺(tái)交易項(xiàng)目檔案管理和利用水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》《中華人民共和國政府采購法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《安徽省公共資源交易平臺(tái)服務(wù)管理細(xì)則》等，結(jié)合實(shí)際制定本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定適用于進(jìn)入六安市公共資源交易平臺(tái)進(jìn)行交易的公共資源項(xiàng)目（以下簡稱“平臺(tái)交易項(xiàng)目”）相關(guān)電子文件、元數(shù)據(jù)的采集、歸檔、管理、利用。
第三條 平臺(tái)交易項(xiàng)目電子檔案的材料組成包括但不限于：工程建設(shè)、政府采購、國有建設(shè)用地使用權(quán)、產(chǎn)權(quán)交易等公共資源交易項(xiàng)目實(shí)施主體或其代理機(jī)構(gòu)在辦理項(xiàng)目登記時(shí)應(yīng)當(dāng)提交的材料，交易服務(wù)過程中產(chǎn)生的交易公告、要約邀請文件及其技術(shù)資料、要約文件、評標(biāo)（評審）報(bào)告、成交公示（公告）、競得通知書、成交合同以及有關(guān)變更信息等。
應(yīng)歸檔元數(shù)據(jù)包括：項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目編號(hào)、保管期限、文件題名、文件編號(hào)、日期等。
涉密材料應(yīng)按照“涉密不上網(wǎng)”原則，執(zhí)行國家有關(guān)保密管理的規(guī)定。
第四條 項(xiàng)目實(shí)施主體是平臺(tái)交易項(xiàng)目檔案的第一責(zé)任主體，項(xiàng)目實(shí)施主體和其代理機(jī)構(gòu)應(yīng)對提交的電子檔案資料的真實(shí)性、完整性、可靠性和可用性負(fù)責(zé)。
第二章 電子檔案的歸檔
第五條 平臺(tái)交易項(xiàng)目電子檔案應(yīng)遵循“應(yīng)歸盡歸、能歸盡歸”原則。電子交易系統(tǒng)、電子監(jiān)管系統(tǒng)和電子服務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件材料由電子檔案系統(tǒng)自動(dòng)歸集。應(yīng)歸檔但未在電子交易系統(tǒng)中留存的文件，應(yīng)掃描上傳至電子檔案系統(tǒng)對應(yīng)目錄，保持同一項(xiàng)目電子文件的成套性。
平臺(tái)交易的非電子化交易項(xiàng)目，項(xiàng)目實(shí)施主體或其代理機(jī)構(gòu)可將交易材料掃描成電子形態(tài)，歸檔至電子檔案系統(tǒng)。
第六條 平臺(tái)交易項(xiàng)目電子檔案應(yīng)遵循“一標(biāo)一檔”原則，以“卷”為單位。項(xiàng)目實(shí)施主體或其代理機(jī)構(gòu)應(yīng)在項(xiàng)目合同公開后30天內(nèi)完成電子文件材料的歸檔。
第七條 項(xiàng)目實(shí)施主體或其代理機(jī)構(gòu)歸檔的電子文件材料，原則上須轉(zhuǎn)換為版式文件格式。
第八條 電子檔案整理完成后，項(xiàng)目實(shí)施主體或其委托的代理機(jī)構(gòu)應(yīng)對電子文件的真實(shí)性、完整性、可靠性和可用性進(jìn)行檢查，檢查不合格的應(yīng)重新收集、整理。
第九條 各科（室）部對提交歸檔申請的平臺(tái)交易項(xiàng)目電子檔案質(zhì)量負(fù)監(jiān)督責(zé)任，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行檢查，對質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的及時(shí)督促項(xiàng)目實(shí)施主體或其委托的代理機(jī)構(gòu)完善后重新提交歸檔申請。
第三章 電子檔案的管理
第十條 平臺(tái)交易項(xiàng)目電子文件以項(xiàng)目為單位進(jìn)行歸檔，同一項(xiàng)目全部電子檔案保管期限相同，保管期限分為永久、定期兩種，定期分為30年和10年。
項(xiàng)目保管期限從項(xiàng)目交易年度終了后的第一天算起。電子檔案自形成起一年內(nèi)可送同級國家綜合檔案館電子檔案中心進(jìn)行備份。
第十一條 達(dá)到或超過保管期限的平臺(tái)交易項(xiàng)目電子檔案應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行價(jià)值鑒定，鑒定結(jié)果報(bào)同級公共資源交易監(jiān)管部門批準(zhǔn)后，依法依規(guī)開展電子檔案銷毀工作。電子檔案系統(tǒng)應(yīng)做好銷毀記錄，并將被銷毀的電子檔案的元數(shù)據(jù)移入銷毀數(shù)據(jù)庫。
第十二條 平臺(tái)交易項(xiàng)目電子檔案及其元數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)應(yīng)注重?cái)?shù)據(jù)信息安全，配備符合規(guī)定的計(jì)算機(jī)機(jī)房、硬件設(shè)備、電子檔案管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、云平臺(tái)等。
第十三條 中心信息技術(shù)科應(yīng)對電子檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行整體備份。電子檔案離線存儲(chǔ)介質(zhì)至少應(yīng)制作一套，可根據(jù)工作需要，開展異地備份、異質(zhì)備份。
第十四條 中心信息技術(shù)科每年應(yīng)對電子檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行一次抽樣檢驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。原則上每年至少安排一次備份數(shù)據(jù)恢復(fù)演練。
第十五條 保管電子檔案存儲(chǔ)載體,應(yīng)符合下列規(guī)定：
（一）電子檔案磁性存儲(chǔ)媒體宜放入防磁柜中保存；
（二）單片、單個(gè)存儲(chǔ)媒體應(yīng)裝在盤、盒等包裝中，包裝應(yīng)清潔無塵，并豎立存放，且避免擠壓
（三）環(huán)境溫度應(yīng)保持在15℃—27℃之間，相對濕度應(yīng)保持在40%—60%之間；
（四）存儲(chǔ)媒體應(yīng)與有害氣體隔離；
（五）存放地點(diǎn)應(yīng)做到防火、防蟲、防鼠、防盜、防塵、防濕、防高溫、防光和防震動(dòng)。
第四章 電子檔案的使用
第十六條 中心信息技術(shù)科負(fù)責(zé)電子檔案利用工作，應(yīng)明確工作人員，公開使用須知和流程，審核使用者相關(guān)信息，并按要求提供相應(yīng)服務(wù)。
第十七條 各科部及其工作人員應(yīng)按照使用權(quán)限及其操作流程提供電子檔案使用服務(wù)，并嚴(yán)格遵守國家相關(guān)保密規(guī)定。因工作需要查閱電子檔案的應(yīng)辦理查閱手續(xù)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，信息技術(shù)科方可進(jìn)行查閱，閱讀檔案應(yīng)在規(guī)定地點(diǎn)和檔案管理人員在場的情況下進(jìn)行。
第十八條 公安機(jī)關(guān)、法院、檢察院、紀(jì)檢監(jiān)察、審計(jì)部門或行業(yè)監(jiān)管部門等因案件或涉訴涉訪、監(jiān)察審計(jì)等查處查辦需要復(fù)制電子檔案的應(yīng)辦理手續(xù)，中心信息技術(shù)科進(jìn)行登記。
第五章 附則
第十九條 項(xiàng)目實(shí)施主體或其委托的代理機(jī)構(gòu)未按規(guī)定歸檔的，六安市公共資源交易監(jiān)督管理局將予以通報(bào)。
第二十條 本規(guī)定由六安市公共資源交易中心負(fù)責(zé)解釋。
第二十一條 本規(guī)定自印發(fā)之日起執(zhí)行。各縣（區(qū)）參照執(zhí)行。
附件：
電子檔案歸檔材料目錄清單
（工程建設(shè)）
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序號(hào) |
歸檔材料名稱 |
歸檔圖片 格式
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1 |
項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù) |
PDF或OFD |
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2 |
項(xiàng)目審圖合格證 |
PDF或OFD |
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3 |
資金落實(shí)證明或計(jì)劃表 |
PDF或OFD |
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4 |
項(xiàng)目規(guī)劃許可證 |
PDF或OFD |
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5 |
委托招標(biāo)代理協(xié)議書 |
PDF或OFD |
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6 |
招標(biāo)公告信息 |
PDF或OFD |
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7 |
招標(biāo)文件（澄清或修改文件）及其技術(shù)資料 |
PDF或OFD |
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8 |
開標(biāo)過程材料（投標(biāo)人簽到表、投標(biāo)保證金） |
PDF或OFD |
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9 |
評標(biāo)專家簽到表 |
PDF或OFD |
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10 |
評標(biāo)報(bào)告 |
PDF或OFD |
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11 |
中標(biāo)候選人公示 |
PDF或OFD |
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12 |
中標(biāo)結(jié)果公示 |
PDF或OFD |
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13 |
中標(biāo)人投標(biāo)文件 |
PDF或OFD |
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14 |
中標(biāo)通知書 |
PDF或OFD |
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15 |
合同 |
PDF或OFD |
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16 |
異議和異議答復(fù) |
PDF或OFD |
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17 |
投訴和處理決定書 |
PDF或OFD |
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18 |
有關(guān)變更信息 |
PDF或OFD |
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19 |
錄音錄像資料 |
WAV、MP3 ;MP4、AVI
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備注：各項(xiàng)目根據(jù)實(shí)際情況收集材料
電子檔案歸檔材料目錄清單
（政府采購）
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序號(hào) |
歸檔材料名稱 |
歸檔圖片 格式 |
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1 |
政府采購項(xiàng)目任務(wù)書 |
PDF或OFD |
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2 |
政府采購項(xiàng)目委托代理協(xié)議 |
PDF或OFD |
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3 |
采購公告 |
PDF或OFD |
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4 |
采購文件及其技術(shù)資料 |
PDF或OFD |
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5 |
評標(biāo)專家簽到表 |
PDF或OFD |
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6 |
評審報(bào)告 |
PDF或OFD |
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7 |
中標(biāo)（成交）結(jié)果公告 |
PDF或OFD |
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8 |
中標(biāo)（成交）通知書 |
PDF或OFD |
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9 |
中標(biāo)（成交）供應(yīng)商投標(biāo)（響應(yīng)）文件 |
PDF或OFD |
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10 |
政府采購合同 |
PDF或OFD |
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11 |
質(zhì)疑和質(zhì)疑答復(fù) |
PDF或OFD |
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12 |
投訴和處理決定書 |
PDF或OFD |
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13 |
有關(guān)變更信息 |
PDF或OFD |
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14 |
錄音錄像資料 |
WAV、MP3 ;MP4、AVI
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備注：各項(xiàng)目根據(jù)實(shí)際情況收集材料
電子檔案歸檔材料目錄清單
（國有建設(shè)用地使用權(quán)出讓）
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序號(hào) |
歸檔材料名稱 |
歸檔圖片 格式 |
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1 |
公開出讓公告（含附件） |
PDF或OFD |
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2 |
公開出讓變更公告 |
PDF或OFD |
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3 |
公開出讓文件 |
PDF或OFD |
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4 |
規(guī)劃設(shè)計(jì)條件及紅線圖 |
PDF或OFD |
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5 |
公開出讓成交公告 |
PDF或OFD |
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6 |
競買人按照出讓文件要求提交的相關(guān)報(bào)名資料 |
PDF或OFD |
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7 |
競買人報(bào)名情況匯總表 |
PDF或OFD |
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8 |
土地最新報(bào)價(jià)表 |
PDF或OFD |
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9 |
公開出讓流掛公告 |
PDF或OFD |
備注：各項(xiàng)目根據(jù)實(shí)際情況收集材料
電子檔案歸檔材料目錄清單
（國有產(chǎn)權(quán)交易）
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序號(hào) |
歸檔材料名稱 |
歸檔圖片 格式 |
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1 |
國有資產(chǎn)監(jiān)管部門批復(fù)文件 |
PDF或OFD |
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2 |
待處置資產(chǎn)處置方案 |
PDF或OFD |
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3 |
待處置資產(chǎn)權(quán)屬證明 |
PDF或OFD |
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4 |
資產(chǎn)評估報(bào)告 |
PDF或OFD |
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5 |
委托中介機(jī)構(gòu)處置合同 |
PDF或OFD |
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6 |
國有產(chǎn)權(quán)出讓公告及須知 |
PDF或OFD |
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7 |
交易異常公告 |
PDF或OFD |
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8 |
保證金繳納情況匯總表 |
PDF或OFD |
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9 |
國有產(chǎn)權(quán)交易項(xiàng)目成交公告 |
PDF或OFD |
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10 |
保證金退款函 |
PDF或OFD |
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11 |
委托人降價(jià)函 |
PDF或OFD |
備注：各項(xiàng)目根據(jù)實(shí)際情況收集材料
