重慶市交通運輸委員會
關于印發(fā)《重慶市地方鐵路建設項目
檔案管理辦法》的通知
渝交規(guī)〔2025〕1號
市交通執(zhí)法總隊、市交通規(guī)劃發(fā)展中心，各地方鐵路工程建設單位，有關單位：
《重慶市地方鐵路建設項目檔案管理辦法》已經(jīng)我委2025年第1次主任辦公會議審議通過，現(xiàn)印發(fā)你們，請遵照執(zhí)行。
重慶市交通運輸委員會
2025年2月11日
重慶市地方鐵路建設項目檔案管理辦法
第一章 總 則
第一條 為了規(guī)范地方鐵路建設項目的檔案管理工作，確保項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在項目建設、運行和管理等方面的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施條例》《建設項目檔案管理規(guī)范》《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》等相關法律法規(guī)，結(jié)合我市鐵路建設和檔案工作實際，制定本辦法。
第二條 本辦法適用于由市交通運輸主管部門審批初步設計的新建、改擴建地方鐵路（含專用鐵路、鐵路專用線等）工程項目的檔案管理活動。
第三條 本辦法所稱地方鐵路建設項目檔案，是指自項目立項審批（核準）、招投標、勘察、設計、設備材料采購、施工、監(jiān)理、檢測至竣工驗收全過程中形成的、應當歸檔保存的文字、圖表、音像等形式的文件材料。
第二章 管理職責及工作要求
第四條 市交通運輸主管部門依法依規(guī)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、督促、指導地方鐵路建設項目建設單位做好檔案管理工作，同時接受上級及同級檔案主管部門的監(jiān)督指導。
第五條 市交通工程檔案館依法依規(guī)負責地方鐵路建設項目檔案的登記、指導、培訓、接收保管等日常管理工作，定期或不定期對地方鐵路建設項目檔案工作開展情況進行監(jiān)督檢查，督促各參建單位做好檔案工作。
第六條 建設單位的職責：
（一）建設單位是項目檔案工作的總責任單位，應貫徹執(zhí)行國家、鐵路行業(yè)和市級有關建設項目檔案工作的法律法規(guī)和標準、規(guī)范，全面負責項目檔案工作，實行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標準。
（二）建設單位應做好項目檔案管理登記工作，項目檔案管理登記表共分為表一（附件1）、表二（附件2），分別由建設單位于開工后6個月內(nèi)、初步驗收后1個月內(nèi)填報，保證登記全面、填報準確、上報及時。
（三）建設單位負責本單位形成的項目文件及勘察、設計、科研文件等外部文件的收集、整理和歸檔工作；負責項目檔案的保管、鑒定、統(tǒng)計、利用和移交工作。
（四）建設單位應建立健全項目檔案管理規(guī)章制度，明確分管領導，設立或指定檔案工作機構，落實檔案管理人員，保障檔案工作經(jīng)費，完善檔案保管條件，做好對各參建單位項目文件收集、整理、信息化和歸檔工作的組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、指導，及時開展項目檔案驗收、匯總和移交。
實行委托代建的，建設單位應在合同（或協(xié)議）中明確代建單位檔案工作職責，代建單位對合同（或協(xié)議）事項范疇內(nèi)的檔案工作負總責，建設單位依法依規(guī)做好監(jiān)督和指導。
第七條 從事地方鐵路項目建設的勘察設計、施工（含總承包）、監(jiān)理等參建單位應按照國家、鐵路行業(yè)和市級有關法律法規(guī)、標準規(guī)范和建設單位的要求，做好職責范圍內(nèi)項目文件的收集、整理、歸檔、保存和移交工作。
監(jiān)理單位負責對監(jiān)理范圍內(nèi)的檔案質(zhì)量進行審核，總承包單位負責對分包單位的檔案質(zhì)量進行審核。
第三章 項目文件的形成、收集與整理
第八條 項目檔案應完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范、安全，真實記錄和準確反映建設項目的規(guī)劃、設計、施工及驗收等全過程的實際情況，圖物相符、技術數(shù)據(jù)可靠，保證其具有有效的查考利用價值和完備的質(zhì)量責任追溯功能，滿足項目建設管理和運營維護等活動在證據(jù)、責任和信息等方面的需要。
第九條 項目文件編制應符合國家、鐵路行業(yè)和市級有關技術規(guī)范和標準的規(guī)定，文件應格式規(guī)范、內(nèi)容完整準確、清晰整潔、編號規(guī)范、簽字及蓋章手續(xù)完備并滿足耐久性要求；歸檔的項目文件應為原件，因故用復制件歸檔時，應進行說明或加蓋復制件提供單位的公章或檔案證明章，確保與原件一致。
已經(jīng)實行計算機輔助項目管理的，電子文件須與紙質(zhì)文件同步歸檔。
第十條 竣工圖編制要求：
（一）地方鐵路建設項目工程竣工圖應完整、準確、清晰地反映項目工程的實際情況。
（二）竣工圖一般由施工單位按照《建設項目檔案管理規(guī)范》有關規(guī)定進行編制，建設單位指定由設計單位繪制或施工單位委托設計單位繪制竣工圖的，應在竣工圖編制說明、圖紙目錄上和竣工圖上逐張加蓋并簽署竣工圖審核章。
（三）竣工圖繪制應符合鐵路行業(yè)制圖規(guī)范及標準，因變更發(fā)生的設計要素變化采用表格或其它合適的方式列入發(fā)生變更的圖紙說明部分，做為版本變更說明。
（四）每冊竣工圖應編制竣工圖封面、竣工說明及目錄，封面宜延用原施工圖設計圖紙的字體規(guī)格及布置方式，竣工說明應包括主要建設內(nèi)容、完成工程量、執(zhí)行的規(guī)范標準、主要施工方案、采用的新技術新工藝新材料、特殊問題的處理、施工圖的版本、變更情況及修改完善情況、完工時間、《變更文件與竣工圖對照一覽表》（附件5）等，目錄應在原圖紙目錄的基礎上新增頁次欄，并須在目錄備注欄對發(fā)生變化的圖紙標明“變化”、“新增”或“取消”。
第十一條 影像資料檔案：
工程重要活動及事件、原始地形地貌、建設過程中的工程形象進度、隱蔽工程、關鍵節(jié)點工序、重要部位、地質(zhì)及施工缺陷處理、工程質(zhì)量、安全事故、重要試驗檢測、重要芯樣、重要材料及設備進場驗收、新材料新技術運用、竣工驗收等應形成照片和音視頻文件，主題突出、曝光準確、影像清晰完整。
數(shù)碼照片應記錄在不可擦寫光盤上保存，同時還須沖印出6英寸紙質(zhì)照片與說明一并整理歸檔；照片檔案的整理應符合《照片檔案管理規(guī)范》《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》《錄音錄像檔案管理規(guī)范》的相關規(guī)定要求。
第十二條 項目建設過程中形成的、具有查考價值的各種形式和載體的項目文件均應收集齊全，確保項目文件的齊全完整。
建設單位及參建單位應根據(jù)《重慶市地方鐵路建設項目文件歸檔范圍、保管期限及分類表》（附件3）規(guī)定，與項目建設同步進行歸檔資料收集，并實行預立卷制度。
第十三條 項目文件整理與歸檔應按《建設項目檔案管理規(guī)范》及鐵路行業(yè)相關規(guī)定執(zhí)行，遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點，分類科學、排序合理、裝訂規(guī)范。
第四章 項目檔案的驗收
第十四條 地方鐵路建設項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，分初步驗收和正式驗收兩個階段。
未進行檔案初步驗收的，不得通過項目的初步驗收；未經(jīng)檔案正式驗收或檔案正式驗收不合格的項目，不得進行項目的正式驗收。
第十五條 地方鐵路建設項目檔案初步驗收由建設單位組織本單位檔案人員、工程技術人員及相關行業(yè)技術專家成立驗收組負責驗收，形成驗收報告。
建設單位組織驗收會議，應組織設計、施工、監(jiān)理等參建單位和運營管理單位或使用方的有關人員參加會議。
市交通工程檔案館應加強地方建設項目檔案初步驗收的檢查和指導。
第十六條 地方鐵路建設項目申請檔案正式驗收應具備下列條件：
（一）項目通過初步驗收并投入初期運營；
（二）項目檔案完成初步驗收，并完成問題整改；
（三）完成項目文件的收集、整理、歸檔，實現(xiàn)項目檔案的集中統(tǒng)一管理。
第十七條 地方鐵路建設項目符合檔案正式驗收條件的，建設單位應及時向市交通運輸主管部門提出項目檔案正式驗收申請；申請建設項目檔案正式驗收，需提交項目檔案正式驗收申請報告、《重慶市地方鐵路建設項目檔案正式驗收申請表》（附件8）、項目檔案初步驗收報告、檔案案卷目錄。
第十八條 地方鐵路建設項目檔案正式驗收由市交通運輸主管部門以召集驗收會議的形式進行。
地方鐵路建設項目檔案正式驗收組由市交通運輸主管部門、市檔案主管部門、市交通工程檔案館、市交通運輸綜合執(zhí)法機構等相關單位共同組成，必要時可邀請有關專業(yè)人員參加，成員一般為不少于5人的單數(shù)，組長由市交通運輸主管部門人員擔任。
地方鐵路建設項目檔案正式驗收的會議議程、檔案檢查、檔案評價按《重大建設項目檔案驗收辦法》有關規(guī)定執(zhí)行。
建設單位、代建單位、設計、施工、監(jiān)理和運營管理單位或使用方的有關人員應列席會議。
第十九條 地方鐵路建設項目檔案正式驗收合格后，驗收組出具驗收意見，檔案驗收意見需納入竣工驗收報告中。
驗收不合格的由驗收組提請建設單位對存在問題進行整改，整改后重新組織驗收。
第五章 項目檔案的移交、進館
第二十條 建設單位負責接收全部項目檔案，并做好匯總工作，編制全套檔案歸檔案卷目錄（附件7），編寫項目檔案整理情況說明。說明內(nèi)容包括項目立項審批及初步設計審批情況、建設規(guī)模及主要建設內(nèi)容、檔案整理執(zhí)行的標準、項目檔案整理情況及案卷數(shù)量、項目檔案運用計算機管理情況及其他需要說明的問題。
第二十一條 地方鐵路建設項目正式驗收后三個月內(nèi)，建設單位應向市交通工程檔案館辦理檔案移交手續(xù)，移交進館檔案只需提供復制件。
建設單位負責填寫《重慶市地方鐵路建設項目進館移交單》（附件9），按《重慶市地方鐵路建設項目進館清單》（附件10）中規(guī)定的內(nèi)容向市交通工程檔案館移交。如項目完成信息化工作的可提交電子版。
第六章 項目電子檔案
第二十二條 地方鐵路建設項目建設單位應統(tǒng)籌組織其他參建單位共同參與、積極推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設，與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)等相互銜接。
電子文件歸檔與電子檔案管理工作應納入檔案初步驗收和正式驗收內(nèi)容。
第二十三條 電子文件及紙質(zhì)文件數(shù)字化的形成和保存應符合《建設項目檔案管理規(guī)范》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》和《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術規(guī)范》等標準要求。
第二十四條 各參建單位使用數(shù)字證書進行有效電子簽名、電子簽章等技術手段時，應當符合國家相關法律法規(guī)和技術標準。
第二十五條 項目電子檔案完成整理后，由建設單位負責對文件信息包進行鑒定和檢測，包括準確性、完整性、可用性、安全性及載體外觀等內(nèi)容；鑒定和檢測后，由相關責任人確認歸檔，賦予歸檔標志。歸檔標志中應當含有歸檔責任人、歸檔時間、文件信息包名稱等信息。
建設單位應當在項目正式驗收后3個月內(nèi)，向運營管理單位或使用方移交項目電子檔案和查閱工具，同時向市交通工程檔案館移交列入接收范圍的項目電子檔案。
第七章 附 則
第二十六條 本辦法由市交通運輸主管部門負責解釋。
第二十七條 本辦法自2025年4月1日起施行。
